Rechtssichere, digitale Archivierungslösung bei PostFinance
Das Tool dient der Archivierung, Ablage, Weitergabe und dem Auffinden interner Dokumente und wird für archivierungspflichtige und/oder geschäftsrelevante Dokumente eingesetzt. Die Zuverlässigkeit des Pdftools Conversion Service hat PostFinance überzeugt.
Anforderungen an die Anwendung
Im Rahmen der Erneuerung der Archivinfrastruktur entschied sich die PostFinance AG, eine Lösung für die digitale Archivierung zu entwickeln. Dieses Feld ist für interne Dokumente zu verwenden, die nicht direkt mit der Erbringung von Dienstleistungen zusammenhängen. Das Tool dient der Archivierung, Ablage, Weitergabe und dem Auffinden interner Dokumente und wird für archivierungspflichtige und/oder geschäftsrelevante Dokumente eingesetzt. Die Lösung gewährleistet eine rechtssichere digitale Archivierung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen des Dienstleisters an die Dokumentenverwaltung und -aufbewahrung. Die Hauptanforderung an die Konvertierungssoftware ist eine möglichst fehlerfreie PDF/A-Konvertierung und -Validierung. Die Zuverlässigkeit des 3-Heights® Document Converters während der Testphase und die vielen Installationen bei namhaften Unternehmen, die die Software bereits erfolgreich einsetzen, haben die Verantwortlichen der PostFinance AG überzeugt.
Kundenvorteile
Die Einbindung des 3-Heights® Document Converters garantiert eine rechtssichere, langfristige elektronische Speicherung von internen Dokumenten wie Protokollen, Memos, Pflichtenheften, Partnerverträgen usw., die durch automatisierte Bürogeräte erstellt und verwaltet werden. Früher mussten die Dokumente entweder auf Mikrofilm oder von Hand archiviert werden. Heute nutzen rund 250 Mitarbeiter die Archivierungslösung, und die zentrale Speicherstelle kann jederzeit auf die archivierten Dokumente zugreifen. Der 3-Heights® Document Converter hat sich im täglichen Einsatz als zuverlässige Lösung in Bezug auf die Qualität von PDF/A-Konvertierungen bewährt.
Umsetzung
Die Lösung basiert weitgehend auf SharePoint, EMC Celerra und dem 3-Heights® Document Converter. Der Archivierungsprozess für interne Dokumente wird durch die Veröffentlichung einer Hauptversion in SharePoint ausgelöst. Das Dokument wird in das PDF/A-Format konvertiert und im Rahmen eines Dispatcher-Jobs an EMC Celerra geliefert.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von PostFinance AG
Die PostFinance AG ist ein eigenständiger Geschäftsbereich der Schweizerischen Post. Seit Mitte der 1990er Jahre hat sie sich vom Zahlungsverkehrsinstitut Nummer eins in der Schweiz zu einer Vollbank entwickelt. Die PostFinance AG hat 3 Millionen Kundinnen und Kunden und verwaltet Kundengelder in der Höhe von 110 Milliarden Schweizer Franken. Sie ist die drittgrösste Bank der Schweiz und konzentriert sich auf den Zahlungsverkehr und das Sparen, bietet aber auch einfache und günstige Produkte für die Anlage und Finanzierung sowie die Vorsorge an. Die PostFinance AG hat im Zuge ihrer Unternehmensentwicklung die Zahl der Mitarbeitenden auf rund 4'000 verdoppelt.