Lebensversicherungsgesellschaft setzt auf das ISO-Langzeitspeicherformat PDF/A
Die ALTE LEIPZIGER Lebensversicherungsgesellschaft archiviert jährlich rund 15 Millionen ein- und ausgehende Dokumente unterschiedlicher Formate. Bei der Auswahl der geeigneten Software fiel die Entscheidung auf den 3-Heights™Document Converter".
Anforderungen an die Anwendung
Die ALTE LEIPZIGER Lebensversicherungsgesellschaft archiviert jährlich rund 15 Millionen ein- und ausgehende Dokumente. Insbesondere die eingehenden Dokumente stellten aufgrund der vielen unterschiedlichen Formate, die über die verschiedenen Kanäle von ALTE LEIPZIGER wie E-Mail, Fax und das Agentenportal eingehen, eine Herausforderung dar. Die Hauptaufgabe bestand darin, Bilddateien (jpg, tif, png, bmp, gif ...), Office-Formate (doc, docx, rtf, xls, xlsx) und Containerformate (msg, eml, zip) nach PDF/A zu konvertieren.
Kundenvorteile
Durch die Konvertierung von Dokumenten mit unterschiedlichen Formaten und Versionen konnte die Zahl der Clearingfälle und Dokumente, die nicht automatisch elektronisch verarbeitet werden konnten, erheblich reduziert werden.
Außerdem können konvertierte Dokumente in einem einzigen Viewer angezeigt werden, was den Umgang mit Dokumenten, die sonst nur in vielen verschiedenen Formaten vorliegen, erheblich erleichtert.
Mit der Einführung des ISO-Standardformats PDF/A für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente setzt die ALTE LEIPZIGER Lebensversicherungsgesellschaft auf einen international anerkannten Standard für Archivierungsverfahren.
Umsetzung
Im Rahmen einer Voruntersuchung (April-Juli 2011) und Evaluation mit umfangreichen Tests von Produkten verschiedener Hersteller wurde nach einer Ausschreibung der Entscheid zugunsten des Produktes 3-Heights® Document Converter der PDF Tools AG gefällt.
Ausschlaggebend dafür waren in erster Linie die Qualität der Ergebnisse, die Laufzeitstabilität und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis. Besonders hervorzuheben sind der deutschsprachige Support und die schnelle Beantwortung von Rückfragen während und nach der Evaluierungsphase.
Zu Beginn des Projekts im Januar 2012 wurden die Dokumente in der Testumgebung konvertiert. Ab März 2012 wurden die eingehenden Dokumente nach PDF/A konvertiert und in der Live-Umgebung archiviert. Ausgehende Dokumente wurden ab Juni 2012 auf die gleiche Weise bearbeitet.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Alte Leipziger Lebensversicherungsgesellschaft auf Gegenseitigkeit
Die ALTE LEIPZIGER Lebensversicherungs-Gesellschaft - mit den Geschäftsschwerpunkten Renten- und Berufsunfähigkeitsversicherung sowie betriebliche Altersversorgung - zählt seit 180 Jahren zu den führenden Lebensversicherern in Deutschland. Mit Beitragseingängen von rund 1,8 Milliarden Euro ist sie das beitragsstärkste Unternehmen des ALTE LEIPZIGER - HALLESCHE Konzerns, dessen Gesamtumsatz aus Beitragseingängen und Mittelzuflüssen knapp 3,7 Milliarden Euro beträgt.