Bayer CropScience vertraut auf das ISO-Langzeitarchivierungsformat PDF/A

Anforderungen an die Anwendung

Innerhalb von Bayer CropScience werden jährlich mehr als 20.000 Dokumente erstellt, die von Behörden aus regulatorischen Gründen benötigt werden. Diese Dokumente umfassen mehr als 1,5 Millionen Seiten, wobei der Umfang dieser Dokumente in den letzten Jahren stark zugenommen hat. Zuvor wurden diese Dokumente als TIFF-G4 in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert.

Um der Komplexität der Dokumente jetzt und in Zukunft gerecht zu werden, sollten alle bestehenden sowie alle neuen Dokumente als hochwertige PDF-Dokumente im Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Sie müssen in einem Langzeitarchivierungsformat mit Lesezeichen und Volltextindizierung verfügbar sein.

Um diese Anforderungen umzusetzen, benötigte Bayer CropScience eine "Out-of-the-Box"-Lösung, die PDF-Dokumente aus verschiedenen Quellen in das PDF/A-Format konvertiert, eine OCR-Texterkennung durchführt und die in den Dokumenten enthaltenen Lesezeichen und Hyperlinks extrahiert. Das breite Produktspektrum und die einzigartige Funktionalität haben Bayer CropScience überzeugt, die Produkte der PDF Tools AG auszuwählen.

Kundenvorteile

Die Lösung wird von über 1.000 Mitarbeitern in der globalen Abteilung für regulatorische Angelegenheiten von Bayer CropScience genutzt. Die Dokumentationsverantwortlichen an den verschiedenen internationalen Standorten stellen sicher, dass jedes regulatorische Dokument in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A konvertiert wird, bevor es bei den Behörden des jeweiligen Landes eingereicht wird.

Durch die Umstellung auf PDF/A profitiert der Kunde von verschiedenen Vorteilen: Die PDF-Dokumente sind im Gegensatz zu TIFF-Seiten durchsuchbar und der Text kann durch Copy & Paste wiederverwendet werden. Darüber hinaus sind die Inhaltsverzeichnisse weiterhin verlinkt, so dass die Benutzer schnell durch die Dokumente navigieren können.

Hyperlinks ermöglichen es den Nutzern auch, schnell zu referenzierten Dokumenten zu springen. Neben diesen Vorteilen, die das PDF/A-Format bietet, geben die Schriftarten und die Anzahl der Lesezeichen bzw. Hyperlinks Auskunft über die Qualität der verarbeiteten Dokumente.

Während der Projektumsetzung konnte sich Bayer CropScience bei Problemen mit exotischen PDF-Formaten auf die Supportabteilung der PDF Tools AG verlassen. Auch die schnelle Verfügbarkeit von Produktaktualisierungen wurde sehr geschätzt.

Umsetzung

Bayer CropScience nutzte zunächst die einzelnen APIs der PDF-Tools, um seine bestehenden Dienste zu erweitern. Seit drei Jahren nutzt das Unternehmen nun den 3-Heights® Document Converter als eigenständigen Dienst, auf den es über das Dateisystem mit PDF-Dokumenten zugreift.

Der Document Converter empfängt die PDF-Dateien, führt eine OCR-Texterkennung durch (falls erforderlich) und prüft die PDF/A-Konformität der Ausgabedokumente. Inhaltsverzeichnisse und Hyperlinks innerhalb des Dokuments bleiben intakt. Darüber hinaus werden die in das Dokument eingefügten Kommentare mit dem Dokument gespeichert.