Bayer CropScience setzt auf das ISO Langzeitarchivierungsformat PDF/A

Anwendungsvoraussetzungen

Mehr als 20.000 Dokumente, die aus regulatorischen Gründen von den Behörden verlangt werden, werden jährlich in Bayer CropScience erstellt. Diese Dokumente umfassen mehr als 1,5 Millionen Seiten, wobei der Umfang dieser Dokumente in den letzten Jahren stark zugenommen hat. Bisher wurden diese Dokumente als TIFF-G4 in einem Dokumentenverwaltungssystem gespeichert.

Um die Komplexität der Dokumente sowohl jetzt als auch in Zukunft zu bewältigen alle vorhandenen sowie alle neuen Dokumente sollen als qualitativ hochwertige PDF-Dokumente im Dokumentenverwaltungssystem gespeichert werden. Sie müssen in einem langfristigen Archivierungsformat einschließlich Lesezeichen und Volltext-Indizierung verfügbar sein.

Um diese Anforderungen zu implementieren, benötigte Bayer CropScience eine „out-of-the-box“-Lösung, die PDF-Dokumente aus verschiedenen Quellen in das PDF/A-Format konvertierte, hat eine OCR-Texterkennung durchgeführt und die in den Dokumenten enthaltenen Lesezeichen und Hyperlinks extrahiert. Das breite Produktspektrum und die einzigartige Funktionalität überzeugten Bayer CropScience zur Auswahl der Produkte der PDF Tools AG.

Kundenvorteile

Die Lösung wird von mehr als 1.000 Mitarbeitern in Bayer CropScience's globalen Geschäftsbereich für regulatorische Angelegenheiten eingesetzt. Die für die Dokumentation an den verschiedenen internationalen Standorten verantwortlichen Personen stellen sicher, dass jedes regulatorische Dokument in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt wird, bevor es den Behörden in ihrem jeweiligen Land übermittelt wird.

Die Umstellung auf PDF/A hat es dem Kunden ermöglicht, von verschiedenen Vorteilen zu profitieren: den PDF-Dokumenten im Gegensatz zu TIFF-Seiten sind durchsuchbar und der Text kann durch Kopieren und Einfügen wiederverwendet werden. Darüber hinaus haben die Inhaltsverzeichnisse ihre Links beibehalten, so dass die Benutzer schnell durch Dokumente navigieren können.

Durch Hyperlinks können Benutzer auch schnell zu referenzierten Dokumenten springen. Abgesehen von diesen Vorteilen, die das PDF/A-Format bietet, Die Schriftarten und die Anzahl der Lesezeichen und/oder Hyperlinks geben Informationen über die Qualität der verarbeiteten Dokumente.

Bei der Projektdurchführung konnte sich Bayer CropScience bei Problemen durch exotische PDF-Formate auf die Unterstützung der PDF Tools AG verlassen. Die schnelle Verfügbarkeit von Produkt-Updates wurde ebenfalls sehr geschätzt.

Implementierung

Bayer CropScience nutzte zunächst die einzelnen APIs der PDF-Werkzeuge, um ihre bestehenden Dienstleistungen zu verbessern. Seit drei Jahren nutzt das Unternehmen nun die 3-Höhen: Document Converter als Stand-alone-Service , auf das sie über das Dateisystem mit PDF-Dokumenten zugreifen.

Der Document Converter empfängt die PDF-Dateien, führt die OCR-Texterkennung (falls erforderlich) durch und überprüft die PDF/A-Konformität der Ausgabedokumente. Inhaltsverzeichnisse und Hyperlinks innerhalb des Dokuments bleiben intakt. Außerdem werden Kommentare, die in das Dokument eingefügt wurden, mit dem Dokument beibehalten.