Schnellerfassung von Indexinformationen und Anzeige der zugehörigen PDF Dokumente

Ausgangslage

Die StratOz GmbH entwickelte mit dem Verifier ein Produkt zur Schnellerfassung von Indexinformationen und Anzeige der zugehörigen Dokumente in beliebigen Dokumentenverarbeitungsprozessen. Zur Weiterentwicklung des Verifiers benötigte der Softwarehersteller PDF Werkzeuge, welche u. a. flexible Suchfunktionen, die Übernahme der Daten aus einem PDF Dokument per Drag und Drop oder Koordinaten-Sprünge ermöglichen.

Letzteres sind Sprünge zu einem gesuchten Inhalt im Dokument oder einer Koordinate zur Markierung und Übernahme in das Indexfeld. Des Weiteren sollten die Suchresultate mit deutlich sichtbaren Rahmen farblich markiert angezeigt werden. Die Produkte der PDF Tools AG erfüllten als einzige alle Anforderungen. Da auch die attraktive Lizenz- und Preisbildung überzeugte, fiel der Entscheid auf die Produkte der PDF Tools AG.

Kundennutzen

Dank der 3-Heights® Komponenten konnte die StratOz GmbH ihren Verifier mit zusätzlichen PDF Funktionalitäten erweitern und damit die Anwenderfreundlichkeit und Effizienz ihrer Softwarelösung massgeblich steigern. Das Unternehmen profitierte während der Entwicklungsphase wie auch im anschliessenden Betrieb bei sämtlichen Supportfragen und Weiterentwicklungsanforderungen von einer flexiblen und zeitnahen Unterstützung durch Experten der PDF Tools AG.

Der Verifier ist unter anderem im Versorgungswerk der Steuerberater im Land Nordrhein-Westfalen im Einsatz. Regina Schneider, Sachbearbeiterin in der Finanzbuchhaltung meint dazu: «Die Arbeit mit dem PDF Viewer in Ergänzung zum Verifier ist eine tolle Sache. Durch die Markierfunktion entfällt in der Regel die manuelle Eingabe, was zum schnelleren und fehlerfreien Bearbeiten führt. Besonders hilfreich bei Textfeldern.

Umsetzung

Der Verifier bedient sich bereitgestellter Dokumente und Indexdaten aus einer Dateistruktur. Vorhandene Dokumente werden im Stapel geladen, können einzeln betrachtet und um Indexinformationen ergänzt werden. Bei der Eingangsrechnungsprüfung lassen sich Dokumente (z. B. gescannte Eingangsrechnungen) mit dem StratOz Invoice-Reader einfach und schnell für Zielsysteme (ERP, DMS) indizieren. Das jeweilige Dokument wird dabei mittels des 3-Heights® PDF Viewer dargestellt. Die mit Hilfe der StratOz Invoice-Reader-Komponente extrahierten Indexdaten (z. B. Kreditor, Rechnungsnummer und -datum) werden den vorhandenen Stammdaten gegenübergestellt, bei Bedarf ergänzt oder korrigiert. Datensätze, die vollständig, komplett und plausibel sind, werden automatisch in weiterführende Systeme übernommen.

Weitere Einsatzszenarien für den Verifier sind die Migration von Dokumenten, wo beliebige Alt-Dokumente (Bilder, Office-Dokumente und PDF), mit Indexdaten angereichert an ein Folgesystem (z. B. Dokumenten- oder Workflow-Managementsystem) übergeben werden.

In der Posteingangsverarbeitung werden gescannte Eingangsdokumente mit dem StratOz CIMINER analysiert und Indexfelder wie Absender, Vorgangstypen, Datum usw. extrahiert. Anschliessend können sich die Benutzer mit dem Verifier die Dokumente visuell im interaktiven Viewer anzeigen, diese mit erkannten Indexdaten anreichern und einem Folgeprozess zuführen lassen.