Schnelle Eingabe von Indexinformationen und Anzeige der entsprechenden PDF-Dokumente

Anforderungen für die Anwendung

Mit dem 'Verifier' hat die StratOz GmbH ein Produkt entwickelt, das zur schnellen Erfassung von Indexinformationen und Anzeige des entsprechenden Dokuments in jedem Dokumentenverarbeitungsprozess eingesetzt werden kann. Für die Weiterentwicklung des Verifiers benötigte das Unternehmen PDF-Werkzeuge, die u.a. eine flexible Suchfunktion, die Übernahme von Daten aus PDF-Dokumenten per Drag and Drop und die Unterstützung von Koordinatensprüngen ermöglichen.

Letztere sind Sprünge zu einem gesuchten Inhalt in einem Dokument oder einer Koordinate, damit dieser markiert und in das Indexfeld übertragen werden kann. Darüber hinaus sollte das Suchergebnis durch eine auffällige farbliche Umrandung hervorgehoben werden. Die Produkte der PDF Tools AG waren die einzigen, die alle Anforderungen des Kunden erfüllten. Auch das attraktive Lizenz- und Preismodell überzeugte und führte zur Entscheidung für die Produkte der PDF Tools AG.

Kundenvorteile

Die StratOz GmbH konnte dank der 3-Heights® Komponenten ihren Verifier um zusätzliche PDF-Funktionalität erweitern und damit die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz ihrer Softwarelösung deutlich steigern. Zudem profitierte das Unternehmen von der flexiblen und zeitnahen Unterstützung durch die Experten der PDF Tools AG bei Neuentwicklungen und Supportfragen, sowohl in der Entwicklungsphase als auch im späteren Betrieb.

Ein Kunde des Verifiers ist das Versorgungswerk der Steuerberater in Nordrhein-Westfalen, Deutschland. Regina Schneider, eine Beamtin in der Finanzbuchhaltungsabteilung, ist der Meinung, dass: "Die Verwendung des PDF Viewers zusammen mit dem Verifier ist großartig. Durch die Markierungsfunktion entfallen die meisten manuellen Eingaben, was zu einer wesentlich schnelleren und fehlerfreien Bearbeitung führt. Es ist besonders hilfreich bei Textfeldern."

Realisierung

Der Verifier greift auf Dokumente und Indexdaten zu, die in einer Dateistruktur enthalten sind. Vorhandene Dokumente werden in Stapel geladen, können einzeln geprüft und Indexdaten ergänzt werden. Bei der Prüfung von Eingangsrechnungen, Dokumenten (z. B. gescannte Rechnungen) können mit dem StratOz Invoice-Reader schnell und einfach für das Zielsystem (ERP, DMS) indiziert werden. Gleichzeitig wird das entsprechende Dokument mit dem 3-Heights® PDF Viewer angezeigt. Die mit Hilfe des StratOz Invoice Readers extrahierten Indexdaten (z.B. Kreditor, Rechnungsnummer und Datum) werden den bestehenden Stammdaten gegenübergestellt und können bei Bedarf korrigiert oder ergänzt werden. Vollständige und plausible Datensätze werden automatisch in die Folgesysteme übernommen. 

Weitere Einsatzmöglichkeiten für den Verifier sind die Datenmigration, bei der beliebige Mengen von Altdokumenten (Bilder, Office-Dokumente und PDF) mit Indexdaten angereichert und in ein Folgesystem (z. B. Dokumenten- oder Workflow-Management-System). 

Bei der Verarbeitung von Eingangspost werden gescannte Eingangsdokumente mit dem StratOz CIMINER analysiert und Indexfelder wie Absender, Vorgangsart, Datum etc. extrahiert. Die Benutzer können die Dokumente anschließend mit dem interaktiven Viewer des Verifiers ansehen, die Indexdaten anreichern und schließlich die Dokumente an den nachfolgenden Prozess übergeben.