Schnelle Eingabe von Indexinformationen und Anzeige der entsprechenden PDF-Dokumente

Anwendungsvoraussetzungen

Mit ihrem „Verifizierer“ StratOz GmbH hat ein Produkt entworfen, das für die schnelle Eingabe von Indexinformationen und die Darstellung des entsprechenden Dokuments in jedem Dokumenten-Bearbeitungsprozess verwendet werden kann. Das Unternehmen benötigte PDF-Tools für die Weiterentwicklung des Verifier, um unter anderem eine flexible Suchfunktion zu ermöglichen, die Übertragung von Daten aus PDF-Dokumenten pro Drag & Drop und um Koordinatensprungen zu unterstützen.

Der letzte springt zu einem durchsuchten Inhalt in einem Dokument oder einer Koordinate, so dass es markiert und in das Indexfeld übertragen werden kann. Darüber hinaus sollte das Suchergebnis mit auffällig sichtbaren farbigen Rändern hervorgehoben werden. Die Produkte der PDF Tools AG waren die einzigen, die alle Anforderungen des Kunden erfüllt haben. Auch das attraktive Lizenz- und Preismodell war überzeugend, was zu einer Entscheidung zugunsten der Produkte der PDF Tools AG führte.

Kundenvorteile

Die StratOz GmbH konnte ihren Verifier dank der 3-Heights:registrierten Komponenten um zusätzliche PDF-Funktionen erweitern: Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz ihrer Softwarelösung. Darüber hinaus profitierte das Unternehmen von der flexiblen und rechtzeitigen Unterstützung der Experten der PDF Tools AG in Bezug auf neue Entwicklungsanforderungen und Supportfragen. sowohl während der Entwicklungsphase als auch während der nachfolgenden Operationen.

Ein Kunde des Verifier ist der Pensionsfonds für Steuerberater im Bundesland Nordrhein-Westfalen. Regina Schneider, eine Beamtin in der Rechnungslegungsabteilung, ist der Meinung, dass die Verwendung des PDF-Viewers zusammen mit dem Verifier großartig ist. Die Hervorhebungsfunktion eliminiert die meisten manuellen Einträge, was zu einer wesentlich schnelleren und fehlerfreien Verarbeitung führt. Besonders hilfreich ist es bei Textfeldern.“

Implementierung

Der Verifier greift auf Dokumente und Indexdaten in einer Dateistruktur zu. Bestehende Dokumente werden in Stapel geladen, können einzeln überprüft und Indexdaten ergänzt werden. Bei der Überprüfung der eingehenden Rechnungen, Dokumente (z. Mit dem StratOz Invoice-Reader können Rechnungen für das Zielsystem (ERP, DMS) schnell und einfach indiziert werden. Gleichzeitig wird das entsprechende Dokument mit dem 3-Heights®️ PDF Viewer angezeigt. Die Indexdaten, die mit Hilfe des StratOz Rechnungslesers extrahiert werden (z. Gläubiger, Rechnungsnummer und Datum) werden den bestehenden Stammdaten entgegengesetzt gesetzt und können gegebenenfalls korrigiert oder ergänzt werden. Vollständige und plausible Datensätze werden automatisch an die Folgesysteme übertragen. 

Andere mögliche Verwendungen für den Überprüfer sind Datenmigration, bei der jede Menge alter Dokumente (Bilder, werden um Indexdaten erweitert und anschließend auf ein nachfolgendes System übertragen (z. B. Dokumenten- oder Workflow-Management-System). 

Während der Bearbeitung von eingehenden E-Mails werden gescannte Eingangsdokumente mit dem StratOz CIMINER und Indexfeldern wie Absender, Transaktionstyp, Datum usw. analysiert. werden extrahiert. Die Benutzer können die Dokumente anschließend über den interaktiven Betrachter des Verifiers einsehen die Indexdaten zu verbessern und die Dokumente schließlich in den folgenden Prozess zu übertragen.