Vom Papiervertrag zu digital gestalteten Verträgen im ERP-System

Anforderungen an die Anwendung

"Durch Innovation und Investitionen in neue Technologien eine führende Rolle auf einem gesättigten Markt behaupten". Ein grosses Schweizer IT-Unternehmen hat sich nach diesem Leitsatz bemüht, digitale Lösungen auch für betriebliche Prozesse zu implementieren. Sie hat sich zum Ziel gesetzt, das Vertragswesen generell zu digitalisieren, d. h. von Papierverträgen auf rechtsgültige digitale Verträge im PDF-Format umzustellen.

Eine erste Analyse zeigte schnell, dass fundierte Kenntnisse und eine spezielle Software erforderlich sind, da die Anwendung einer digitalen Signatur auf einen PDF-Vertrag keine triviale Aufgabe ist. Aus finanziellen Gründen entschied sich das Projektteam gegen eine Eigenentwicklung und stattdessen für eine professionelle Lösung. Bei der Bewertung wurden die folgenden entscheidenden Faktoren berücksichtigt:

• Unterstützung für Linux-Shell-Skript

• Korrektes Einfügen der elektronischen Signatur

• Option zum Einfügen einer visuellen Signatur

• Leistung

Kundenvorteile

Dank der neuen Lösung werden jedes Jahr rund 10'000 Verträge elektronisch unterzeichnet. Endkundenspezifische Anforderungen werden erfüllt. Dazu gehört die individuelle Gestaltung der visuellen Signatur, einschließlich der freien Wahl von Schriftart, Text und Hintergrundbild.

"3-Heights® PDF Security ist einfach zu bedienen und bietet eine hohe Leistung. Es wurde nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert. PDF Tools AG hat uns bei der Einführung zeitnah und sehr professionell unterstützt. Sie haben dem Produkt sogar eine neue Funktion für uns hinzugefügt.

Umsetzung

Innerhalb des ERP-Systems werden verschiedene Arten von Verträgen als PDF generiert. Sie werden vorübergehend gespeichert, um zu einem späteren Zeitpunkt unterschrieben zu werden. Die Unterzeichnung selbst erfolgt innerhalb der ERP-Anwendung und wird vom Benutzer initiiert.

3-Heights® PDF Security wird im Hintergrund durch ein Shell-Skript aufgerufen. Es wendet die visuelle und die elektronische Unterschrift an, basierend auf den angegebenen Parametern. Ein Vertrag kann bis zu drei Unterschriften enthalten. Anschließend wird der Vertrag in die Dokumentenablage verschoben, wo er archiviert werden kann. Das temporäre Dokument wird gelöscht.