Von Papierverträgen bis zu digital-geborenen Verträgen im ERP-System

Anwendungsvoraussetzungen

„Behalten Sie dank Innovation und Investitionen in neue Technologien eine führende Rolle in einem gesättigten Markt bei.“ Unter Anwendung dieser Richtlinie strebte ein großes Schweizer IT-Unternehmen an, digitale Lösungen auch für operative Prozesse zu implementieren. Sie hat sich das Ziel gesetzt, die Verträge generell zu digitalisieren und damit vom Papier zu rechtsgültigen digitalen Verträgen in PDF überzugehen.

Eine erste Analyse zeigte schnell den Bedarf an fundiertem Wissen und spezialisierter Software seit der Anwendung einer digitalen Signatur auf einen PDF-Vertrag ist es keine triviale Aufgabe. Aus finanziellen Gründen entschied sich das Projektteam gegen die interne Entwicklung und stattdessen mit einer professionellen Lösung. Bei der Bewertung wurden folgende entscheidende Faktoren berücksichtigt:

• Unterstützung für Linux-Shell-Skript

• Korrektes Einfügen der elektronischen Signatur

• Option, um eine visuelle Signatur einzufügen

• Leistung

Kundenvorteile

Dank der neuen Lösung werden jedes Jahr rund 10’000 Verträge elektronisch unterzeichnet. Besondere Anforderungen an Endkunden werden erfüllt. Dazu gehört die personalisierte Darstellung der visuellen Unterschrift, einschließlich der freien Wahl von Schriftart, Text und Hintergrundbild.

„3-Heights®️ PDF Security ist einfach zu bedienen und bietet eine hohe Performance. Er wurde reibungslos in die bestehende Systemlandschaft integriert. Die PDF Tools AG unterstützt uns beim Rollout zeitnah und professionell. Sie haben dem Produkt sogar eine neue Funktion hinzugefügt.“

Implementierung

Innerhalb des ERP-Systems werden verschiedene Arten von Verträgen als PDF generiert. Sie werden vorübergehend zur Unterschrift zu einem späteren Zeitpunkt gespeichert. Initiiert durch den Benutzer, erfolgt die Unterschrift selbst innerhalb der ERP-Anwendung.

3-Heights®️ PDF Security wird im Hintergrund über ein Shell-Skript aufgerufen. Es wird die visuelle und die elektronische Signatur basierend auf den angegebenen Parametern angewandt. Ein Vertrag kann bis zu drei Unterschriften enthalten. Danach wird der Vertrag in das Dokumentenarchiv verschoben, wo er archiviert werden kann. Das temporäre Dokument wurde gelöscht.