Papierlose elektronische Aktenführung bei der kantonalen Steuerverwaltung
Das elektronische Archiv bei der kantonalen Steuerverwaltung Thurgau wurde mit dem Ziel eingeführt, ein papierloses elektronisches Aktenmanagementsystem zu schaffen. Ein umfassendes Aktenmanagement von Dokumenten soll die Effizienz steigern und einen standardisierten Archivierungsprozess ermöglichen.
Anforderungen an die Anwendung
Das elektronische Archiv für die Steuerveranlagung und -erhebung bei der kantonalen Steuerverwaltung Thurgau wurde im Rahmen einer papierlosen elektronischen Aktenführung eingeführt. Ein umfassendes Aktenmanagement von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (z.B. Erfassungsantrag, eingescannte Steuererklärungen, elektronisch übermittelte Steuererklärungen) soll die Effizienz steigern und einen standardisierten Archivierungsprozess ermöglichen.
Kundenvorteile
Anstelle des bisherigen papiergebundenen Verfahrens werden die jährlich rund 155'000 Steuererklärungen, die bei den 80 Ämtern der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht werden, gesammelt und dem Scan-Center von DuMo Informatik zugeführt. Die Akten werden gescannt, und die Bilder und Daten werden im Zentrum weiterverarbeitet. Die Rohdaten (maschinell bearbeitete Bilder ohne menschliche Manipulation) werden dann in das PDF/A-2-Format konvertiert und nach dem Aufbringen einer digitalen Signatur für die Langzeitarchivierung zur Verfügung gestellt.
Zur Ergänzung der für die elektronische Verarbeitung bestimmten Rohdaten werden so genannte Referenzdaten aus den Steuererklärungen generiert. Diese Daten sind für die DMS (OS|ECM)-Verarbeitung optimiert und werden zusätzlich in das PDF/A-2-Format konvertiert. Der PDF/A-Validator prüft dann, ob alle Dokumente, die in das DMS einfließen, vollständig konform sind, um Aspekte der Qualität und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Die mit EVA, der Fachapplikation für die elektronische Veranlagung, erstellten Dokumente werden nach dem Ausdruck bis zum Versand an den Kunden ebenfalls vom PDF/A-Konverter für das DMS bei der kantonalen Steuerverwaltung konvertiert.
Umfassende elektronische Akten machen die Vorgangsbearbeitung unabhängig davon, wo sich die Dokumente tatsächlich befinden. Die Fachleute für Steuerveranlagung und Wertschriften bei der Steuerverwaltung sowie die Mitarbeitenden von 80 Geschäftsstellen im Kanton Thurgau (insgesamt rund 230 Personen) profitieren von den vielen Vorteilen dieser Anwendung, und der Zugang für weitere Benutzer ist in Planung. Das System stellt eine logistische Erleichterung für die Steuerbehörden dar, während gleichzeitig die Lagerkosten gesenkt und die Informationsbereitstellung durch den schnelleren Zugriff auf die Akten verbessert werden.
Implementierung
Zu diesem Zweck wurden die Fachanwendungen abx-tax.gov und abx-tax.pub über die ECM-Integrationsplattform ECM.ip an das Archiv angebunden. ECM.ip empfängt Dokumente aus verschiedenen Quellen und bereitet sie gemäß den Archivierungskonventionen auf.
Der Prozess umfasst die Umwandlung und Ergänzung eingehender Metadaten, die Konvertierung eingehender Dokumente in PDF/A-2 und die Aufteilung dieser Dokumente in einzelne Seiten. Eingehende Dokumente werden stapelweise verarbeitet, um die Fachanwendungen so weit wie möglich vom Archiv und dessen Verfügbarkeit zu entkoppeln.
Ein 3-Heights® PDF to PDF/A Converter wird eingesetzt, um PDF-Dokumente in das PDF/A-2-Format für die Langzeitarchivierung, Metadateneinbettung und Validierung zu konvertieren. Für das Splitten von PDFs in standardkonforme Einzelseiten wurden PDF Merge Split Komponenten via JAVA API in die ECM.ip Landschaft von Abraxas IT integriert.
Kurzporträt der Steuerverwaltung des Kantons Thurgau
Die Steuerverwaltung des Kantons Thurgau ist zuständig für die Veranlagung der direkten Steuern auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene. Sie erstellt auch die Steuerveranlagungen für die direkte Bundessteuer, die Erbschafts- und Beitrittssteuer, die Vermögenssteuer und die Kapitalgewinnsteuer auf Immobilien. Steuern sind die Haupteinnahmequelle der öffentlichen Haushalte und bilden als solche die finanzielle Grundlage für eine Vielzahl von Dienstleistungen.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Abraxas Informatik AG
Abraxas Informatik AG ist ein erfahrenes Schweizer ICT-Unternehmen, das eine breite Palette von Dienstleistungen für öffentliche Verwaltungen und mittelständische Unternehmen anbietet. Das Unternehmen hat seinen Sitz in St. Gallen und verfügt über Niederlassungen in Frauenfeld, Préverenges, Winterthur und Zürich. Abraxas bietet seinen Kunden ein umfassendes Programm aus IT-Services, Fachanwendungen, Integrationslösungen und Prozessberatung aus einer Hand. Die angebotenen Dienstleistungen reichen von der Beratung über die Anwendungsentwicklung und -implementierung bis hin zu infrastrukturellen und betrieblichen Dienstleistungen.