Dokumenten-Konvertierung in PDF/A, Validierung und langfristige digitale Archivierung

Anwendungsvoraussetzungen

GEOVAP benötigt für seine Dokumentenmanagementsoftware (PDFServer) eine integrierte und umfassende Lösung, um verschiedene Dokumentenformate in PDF/A zur langfristigen Archivierung umzuwandeln. Dazu gehörten doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg und mehr.

Zuverlässigkeit, Dokumentvalidierung, und die Möglichkeit, Dateien in großen Mengen zu konvertieren, waren die entscheidenden Faktoren bei der Wahl der geeignetsten Technologie, die in die GEOVAP Software integriert werden sollte. Die Validierung der daraus resultierenden PDF/A-Dateien, die notwendig sind, um die Einhaltung sowohl der nationalen Gesetzgebung der Tschechischen Republik als auch der PDF/A-Standards sicherzustellen.

Kundenvorteile

Die Gewährleistung der Einhaltung der nationalen Rechtsvorschriften der Tschechischen Republik und der unterschiedlichen PDF/A-Standards ist eine heikle Angelegenheit. Die Tatsache, dass das Nationalarchiv der Tschechischen Republik auch die gleiche Software zur PDF/A-Validierung verwendet, hat die Entscheidung von GEOVAP zur Partnerschaft mit der PDF Tools AG verstärkt.

Infolge der Verwendung einer umfassenden Lösung wie der 4-Höhen: Conversion Service, GEOVAP vertraut auf die Konvertierungs- und Compliance-Aspekte seiner eigenen Software in die Hände der PDF Tools AG, mehr Raum für andere Bereiche ihres Kerngeschäfts wie die Produktion geben Unterstützung bei der Lieferung und beim Betrieb von Dokumenten Record Management Systemen oder Softwareunterstützung für kommunale Regierungen.

Implementierung

Der 4-HeightsTM Conversion Service hat sich als die richtige Lösung für diesen Anwendungsfall erwiesen und erfüllt alle Anforderungen von GEOVAP. Bisher hatte GEOVAP mit lokal installiertem MS Office daran gearbeitet, gängige Office-Formate in PDF/A zu konvertieren, aber keine Software verarbeitet PDF/A-Validierung. Online-Webvalidatoren waren einfach nicht in der Lage, alle Anforderungen in Bezug auf die Massenbearbeitung von Dokumenten zu bewältigen - und eine zuverlässige massenhafte Dokumentenvalidierung ist ein wesentliches Merkmal des Dokumentenmanagement-Workflows von GEOVAP.