Dokumentenkonvertierung nach PDF/A, Validierung und digitale Langzeitarchivierung
GEOVAP benötigte eine integrierte und umfassende Lösung für seine Dokumentenmanagement-Software, um verschiedene Dokumentenformate für die Langzeitarchivierung nach PDF/A zu konvertieren. Dazu gehörten doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg und weitere.
Ausgangslage
GEOVAP benötigte eine integrierte und umfassende Lösung für seine Dokumentenmanagement-Software (PDFServer), um verschiedene Dokumentenformate für die Langzeitarchivierung nach PDF/A zu konvertieren. Dazu gehörten doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg und weitere.
Zuverlässigkeit, Dokumentenvalidierung und die Möglichkeit, Dateien in grossen Mengen zu konvertieren, waren die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl der geeigneten Technologie, welche in die Software von GEOVAP integriert werden sollte. Die Validierung der resultierenden PDF/A-Dateien musste die Einhaltung sowohl der nationalen Gesetzgebung der Tschechischen Republik als auch der PDF/A-Standards gewährleisten.
Kundennutzen
Die Gewährleistung der Konformität mit der nationalen Gesetzgebung der Tschechischen Republik und den verschiedenen PDF/A-Standards ist eine heikle Angelegenheit. Die Tatsache, dass das Nationalarchiv der Tschechischen Republik denselben Softwarehersteller für die PDF/A-Validierung einsetzt, bestärkte GEOVAP in der Entscheidung für die Zusammenarbeit mit PDF Tools AG.
Durch den Einsatz einer umfassenden Lösung wie dem 4-Heights® Conversion Service legt GEOVAP die Konvertierungs- und Konformitätsaspekte der eigenen Software in die Hände von PDF Tools AG und verschafft sich so mehr Freiraum, um sich auf die Bereiche des Kerngeschäfts zu konzentrieren, wie z.B. die Produktion, die Auslieferung und den Betrieb von Document Record Management Systemen oder Software-Support-Dienstleistungen für Kommunalverwaltungen.
Umsetzung
Der 4-Heights® Conversion Service erwies sich als die richtige Lösung für diesen Anwendungsfall und erfüllte alle Anforderungen von GEOVAP. Zuvor hatte GEOVAP mit lokal installiertem MS Office gearbeitet, um gängige Office-Formate nach PDF/A zu konvertieren. Es fehlte aber die Funktionalität für die PDF/A-Validierung. Online-Web-Validatoren waren schlicht nicht in der Lage, alle Anforderungen in Bezug auf die Massenverarbeitung von Dokumenten zu bewältigen - und eine zuverlässige Validierung vieler Dokumenten ist ein entscheidendes Merkmal von GEOVAPs Dokumentenmanagement-Workflow.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Geovap
GEOVAP ist ein Softwaretechnologie-Anbieter in den Bereichen Industrieautomation und Geodatenmanagement. Das Unternehmen wurde im Jahr 1991 gegründet. Die Software wird zur Verwaltung von realen Anlagen eingesetzt, bzw. um deren Dienstleistungen und betriebliche Effizienz zu verbessern. Seit 2007 liefert GEOVAP Lösungen für das Dokumentenmanagement an staatliche und kommunale Behörden sowie an andere Organisationen, die Dokumente verarbeiten. Sie liefern eine umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement über den gesamten Lebenszyklus, die auch Werkzeuge zur Dokumentenkonvertierung für die Archivierung und Langzeitspeicherung enthält.