Konvertierung von Dokumenten in PDF/A, Validierung und digitale Langzeitarchivierung
GEOVAP benötigte eine integrierte und umfassende Lösung für seine Dokumentenmanagement-Software zur Konvertierung verschiedener Dokumentenformate nach PDF/A für die Langzeitarchivierung. Dazu gehören doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg und mehr.
Anforderungen an die Anwendung
GEOVAP benötigte eine integrierte und umfassende Lösung für seine Dokumentenmanagement-Software (PDFServer) zur Konvertierung verschiedener Dokumentenformate nach PDF/A für die Langzeitarchivierung. Dazu gehören doc, pdf, xls, txt, png, jpg, eml, msg und mehr.
Zuverlässigkeit, Dokumentenvalidierung und die Möglichkeit, Dateien in großen Mengen zu konvertieren, waren die entscheidenden Faktoren bei der Auswahl der am besten geeigneten Technologie, die in die GEOVAP-Software integriert werden sollte. Bei der Validierung der resultierenden PDF/A-Dateien musste sichergestellt werden, dass sie sowohl den nationalen Rechtsvorschriften der Tschechischen Republik als auch den PDF/A-Normen entsprechen.
Kundenvorteile
Die Einhaltung der nationalen Gesetzgebung der Tschechischen Republik und der verschiedenen PDF/A-Standards zu gewährleisten, ist eine heikle Angelegenheit. Die Tatsache, dass auch das Nationalarchiv der Tschechischen Republik die gleiche Software für die PDF/A-Validierung einsetzt, bestärkte GEOVAP in der Entscheidung für die Partnerschaft mit PDF Tools AG.
Durch den Einsatz einer umfassenden Lösung wie dem 4-Heights® Conversion Service legt GEOVAP die Konvertierungs- und Konformitätsaspekte der eigenen Software in die Hände von PDF Tools AG und gewinnt dadurch mehr Freiraum, um sich auf andere Bereiche des Kerngeschäfts zu konzentrieren, wie z.B. die Produktion, die Lieferung und den Betrieb von Document Record Management Systemen oder Software-Support-Dienstleistungen für Kommunalverwaltungen.
Implementierung
Der 4-Heights™ Conversion Service erwies sich als die richtige Lösung für diesen Anwendungsfall und erfüllte alle Anforderungen von GEOVAP. Zuvor hatte GEOVAP mit lokal installiertem MS Office gearbeitet, um gängige Office-Formate in PDF/A zu konvertieren, aber es gab keine Software, die speziell für die PDF/A-Validierung zuständig war. Online-Web-Validatoren waren einfach nicht in der Lage, alle Anforderungen in Bezug auf die Verarbeitung von Massendokumenten zu bewältigen - und eine zuverlässige Validierung von Massendokumenten ist ein entscheidendes Merkmal des Dokumentenmanagement-Workflows von GEOVAP.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Geovap
GEOVAP ist ein Anbieter von Softwaretechnologie in den Bereichen industrielle Automatisierung und Geodatenmanagement. Das Unternehmen wurde 1991 gegründet. Die Software wird zur Verwaltung realer Anlagen eingesetzt, um Dienstleistungen und betriebliche Effizienz zu verbessern. Seit 2007 bietet GEOVAP Dokumentenmanagementlösungen für staatliche und kommunale Behörden sowie für andere Unternehmen der Dokumentenverarbeitung an. Sie bieten eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg, die auch Werkzeuge zur Dokumentenkonvertierung für die Archivierung und langfristige Speicherung enthält.