Umfangreiches Papierarchiv mit Kinetic AG digitalisieren

Anforderungen an die Anwendung

Einer der Kunden der KINETIC AG ist eine Versicherungsgesellschaft, die in der Schweiz ein Kompetenzzentrum für Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen betreibt. Sie bieten eine Dienstleistung an, die diesen Menschen die Möglichkeit gibt, ein unabhängiges Leben zu führen. Das Kompetenzzentrum berät und unterstützt seine Kunden und vermittelt geeignete Dienstleistungen.

Aufgrund eines Standortwechsels beschloss das Unternehmen, alle seine Papierdossiers in ein digitales Format umzuwandeln. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren Platzmangel und die immer länger werdende Zeit, die für das Abrufen von Akten für eine Bewertung benötigt wurde. Faktoren wie Zeit, Sicherheit und Vollständigkeit von Versicherungsdossiers stellen hohe Anforderungen an den Prozess - sowohl in organisatorischer als auch in technischer Hinsicht. Das Papierarchiv umfasst etwa 10 Millionen Dokumente.

Ursprünglich beinhaltete die Standard-Importfunktion der KINETIC AG eine Lösung eines traditionellen Anbieters als Middleware zwischen windream ECM und den Hochleistungsscannern von Pitney Bowes. Aufgrund unlösbarer technischer Probleme, bzw. einer unzureichenden Architektur für diese Lösung, musste schnell ein geeigneter Ersatz gefunden werden. Die Anforderung war, dass die Software ihre Aufgabe stabil und in verlässlicher Qualität erfüllen muss und im Fehlerfall keine unauffindbaren Umstände entstehen dürfen. Weitere Schwerpunkte waren die Konvertierungsgeschwindigkeit, die Qualität des erzeugten PDF und die Dateigröße.

Kundenvorteile

Zuvor mussten die Mitarbeiter der Versicherungsgesellschaft auf zwei verschiedene Systeme zugreifen, um ein Dossier zu bearbeiten.

Die eine war die Hauptsoftware, die ausgewählte Dokumente in elektronischer Form enthielt, die andere das Papierarchiv. Dies erschwerte die Arbeit und führte zu langen Bearbeitungszeiten bei der Durchführung von Bewertungen.

Mit der Digitalisierung der Papierakten und der Verfügbarkeit aller Informationen in digitaler Form profitiert das Versicherungsunternehmen neben einer verkürzten Durchlaufzeit von weiteren Verbesserungen, wie z.B. dem gleichzeitigen Zugriff mehrerer Nutzer auf das gleiche Dokument und einem freigewordenen Archivraum durch den Wegfall des Papierarchivs.

Darüber hinaus ermöglicht die Konvertierung in das ISO-Standardformat PDF/A, das für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde, eine flexible Nutzung der Dokumente. Die Produkte der PDF Tools AG garantieren eine schnelle und stabile Verarbeitung und eine hervorragende Dokumentenqualität. Das Versicherungsunternehmen profitiert zudem von einer flexiblen und zukunftsorientierten Integration in die bestehenden Prozesse und Lösungen.

Implementierung

Die Digitalisierung eines bestehenden Papierarchivs und die anschließende Vernichtung der Papierkopien erfordert einen gut durchdachten Prozess und ein hohes Maß an Qualitätssicherung. Der Prozess wurde daher so strukturiert, dass alle Dossiers vor dem eigentlichen Scannen registriert und mit einem Barcode versehen werden. Die fünf im Einsatz befindlichen Hochleistungsscanner erstellen Images der Akten (als jpg-Dateien) und die jeweiligen Bearbeitungsinformationen (Seitenzahl, Inhaltsbeschreibung etc.). Der Teil der Lösung von PDF Tools AG extrahiert die Barcode-Informationen.

Anschließend werden die jpg-Dokumente verarbeitet. In einem ersten Schritt werden die einzelnen Bilder mit der 3-Heights® TIFF Tool Suite und dem OCR Add-on in durchsuchbare PDF/A Dokumente umgewandelt. Die bearbeiteten Dokumente werden dann im DMS-Archiv gespeichert. Die Indexierung der Dateien enthält auch wichtige Verarbeitungsinformationen (Anzahl der gescannten Seiten, Anzahl der verarbeiteten Seiten usw.).

Der letzte Schritt des Prozesses ist die Qualitätskontrolle. Die Mitarbeiter überprüfen den Inhalt der elektronischen Dossiers und die Verarbeitungsinformationen. Dies geschieht durch die Anzeige der generierten PDF-Dateien mit einer speziell für die Versicherung erweiterten 3-Heights® Viewer Komponente. Die Freigabe der Dossiers durch die Qualitätssicherungsgruppe löst die rechtskonforme Langzeitarchivierung aus und gibt den Auftrag zur Vernichtung der Papierkopien.