Zentralisierte Dokumentenerfassung mit Scan2SAP-Lösung

Anwendungsvoraussetzungen

In der Vergangenheit Oerlikon hat Scanningstationen mit spezieller Software in verschiedenen Abteilungen auf der ganzen Welt eingerichtet, um eine Reihe von Dokumenten, die geschäftsrelevante Informationen enthalten, zu scannen und zu digitalisieren. Die Sammlung und Weiterverarbeitung erforderte viel Verwaltungsaufwand innerhalb der einzelnen Organisationen. Auf der einen Seite lag dies an Schritten im Scanprozess, die nicht automatisiert werden konnten und die manuelle Intervention des Benutzers erfordern. Darüber hinaus mussten die Geräte gewartet werden, und die Software, die auf den Scannern läuft, erforderte eine regelmäßige Administration. Um die Arbeit an dieser Dokumentenverarbeitung zu beschleunigen, war es notwendig, den Dokumentenerfassungsprozess für das gesamte Unternehmen zu zentralisieren und die unternehmensspezifische Klassifizierung einzuführen, einschließlich der weltweiten Weiterleitung. Es war wichtig, eine Anwendung zu erstellen, die einfach und benutzerfreundlich war und globale Akzeptanz genießt. Neben der Steigerung von Effizienz, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit spielte auch eine Schlüsselrolle. Bei der Suche nach einer zuverlässigen Lösung, die sich gut in SAP integrieren würde, Die BCB GmbH evaluierte und implementierte die 3-Heights®️ Scan to PDF Server solution from PDF Tools AG nach Abschluss einer erfolgreichen Testphase in der SAP-Umgebung von Oerlikon.

Kundenvorteile

Diese straffen, automatisierten Prozesse sparen viel Ressourcen. Die spezialisierten Scannerstationen sind nicht mehr nötig und der Benutzer muss sich nicht mehr darüber Gedanken machen, ob es doppelseitige Seiten im Stapel der Rechnungen gibt, leere Seiten manuell löschen oder Seiten drehen. Die Dokumente werden mit einem herkömmlichen, multifunktionalen Drucker/Scanner ohne spezielle Software gescannt und dann an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet. Die beiden E-Mail-Adressen, die für das Sammeln von Dokumenten eingerichtet wurden, bieten eine zentrale Plattform für die benutzerfreundliche Erfassung von Papier und von überall auf der Welt. Die Lösung wird derzeit erfolgreich für die Rechnungslegung, Controlling, Einkauf und Lagerverwaltung eingesetzt. Born-digitale Dokumente können auch an die zentrale Rechnungsadresse geschickt werden. In diesen Fällen der Text wird sofort mit dem 3-Heights®️ PDF Extract Tool gelesen und kann dann ohne weitere Schritte direkt an die Rechnungsstellungs-Anwendung in SAP übertragen werden. Dies spart noch mehr Zeit, da eingehende E-Mails von Lieferanten nicht mehr gedruckt und anschließend erneut gescannt werden müssen. Die Lösung ist einfach skalierbar. So lassen sich zum Beispiel jederzeit zusätzliche Oerlikon-Organisationen integrieren und die Prozesse können mit zunehmendem Volumen zwischen mehreren PDF-Servern geteilt werden.

Implementierung

In der ersten Phase wurden zwei zentrale Sammelpunkte eingerichtet. Derzeit werden Dokumente an zwei SAP-E-Mail-Adressen gesendet, um zwei Anwendungsfälle abzudecken: eine ist die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen; die andere ist die Archivierung von betriebswirtschaftlichen Dokumenten im Allgemeinen. Sobald SAP die Dokumente per E-Mail erhält, sorgen die 3-Heights®️ Scannen zur PDF-Server-Software von PDF Tools AG für sauberes automatische Seitenumbrüche, führt Texterkennung durch und kategorisiert die Dokumente für die Organisation. Das Konzept des „überwachten Ordners“ wird verwendet, um den Prozess in Gang zu setzen, d.h. ein Ordner, der überwacht wird und für den bei der Hinzufügung eines Dokuments eine bestimmte Reihe von Schritten ausgeführt wird.  Die Batch-Verarbeitung wird ebenfalls unterstützt. Sobald SAP eine gescannte Rechnung erhält, wird sie mit OCR verarbeitet, dem zuständigen Firmencode zugewiesen und dann in SAP an eine elektronische Rechnungserstellung geschickt. Die archivierten Dokumente müssen mit einem Barcode ausgestattet sein, damit sie den entsprechenden Objekten zugeordnet und in SAP gespeichert werden können.