Zentralisierte Dokumentenerfassung mit Scan2SAP-Lösung

Anforderungen an die Anwendung

In der Vergangenheit hat Oerlikon in verschiedenen Abteilungen weltweit Scanstationen mit spezieller Software eingerichtet, um eine Vielzahl von Dokumenten mit geschäftsrelevanten Informationen zu scannen und zu digitalisieren. Die Erfassung und Weiterverarbeitung erforderte einen hohen Verwaltungsaufwand innerhalb der einzelnen Organisationen. Dies lag zum einen daran, dass der Scanvorgang nicht automatisiert werden konnte und ein manuelles Eingreifen des Benutzers erforderlich war. Außerdem mussten die Geräte gewartet werden, und die auf den Scanstationen laufende Software musste regelmäßig verwaltet werden. Um die Bearbeitung dieser Dokumente zu beschleunigen, war es notwendig, die Dokumentenerfassung für das gesamte Unternehmen zu zentralisieren und eine fallbezogene Klassifizierung einzuführen, die auch die weltweite Weiterleitung einschließt. Es war wichtig, eine Anwendung zu entwickeln, die einfach und benutzerfreundlich ist und sich weltweit durchsetzen würde. Neben der Steigerung der Effizienz spielten auch die Skalierbarkeit und die Benutzerfreundlichkeit eine wichtige Rolle. Auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung, die sich gut in SAP integrieren lässt, evaluierte und implementierte die BCB GmbH die 3-Heights® Scan to PDF Server Lösung von PDF Tools AG, nachdem sie eine erfolgreiche Testphase in der SAP-Umgebung von Oerlikon abgeschlossen hatte.

Kundenvorteile

Diese gestrafften, automatisierten Prozesse sparen eine Menge Ressourcen. Die speziellen Scanstationen sind nicht mehr erforderlich, und der Benutzer muss sich nicht mehr darum kümmern, ob der Rechnungsstapel doppelseitige Seiten enthält, leere Seiten manuell löschen oder die Seiten drehen. Die Dokumente werden mit einem herkömmlichen Multifunktionsdrucker/Scanner ohne spezielle Software eingescannt und an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet. Die beiden E-Mail-Adressen, die für die Sammlung von Dokumenten eingerichtet wurden, bieten eine zentrale Plattform, um Papier auf benutzerfreundliche Weise und von jedem Ort der Welt aus zu erfassen. Die Lösung wird derzeit erfolgreich in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Lagerverwaltung eingesetzt. Digitale Dokumente können auch an die zentrale Rechnungsadresse gesendet werden. In diesen Fällen wird der Text sofort mit dem 3-Heights® PDF Extract Tool ausgelesen und kann anschliessend ohne weitere Schritte direkt an die Fakturierungsapplikation in SAP übergeben werden. Dies spart noch mehr Zeit, da eingehende E-Mails von Lieferanten nicht mehr ausgedruckt und dann erneut gescannt werden müssen. Die Lösung ist leicht skalierbar. So können beispielsweise jederzeit weitere Oerlikon Organisationen integriert und die Prozesse bei steigendem Volumen auf mehrere PDF-Server verteilt werden.

Umsetzung

In der ersten Phase wurden zwei zentrale Sammelstellen eingerichtet. Derzeit werden die Dokumente an zwei SAP-E-Mail-Adressen gesendet, um zwei Anwendungsfälle abzudecken: zum einen die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, zum anderen die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten im Allgemeinen. Sobald SAP die Dokumente per E-Mail erhält, sorgt die 3-Heights® Scan to PDF Server Software von PDF Tools AG für einen sauberen, automatischen Seitenumbruch, führt eine Texterkennung durch und kategorisiert die Dokumente für die Organisation. Das Konzept des "überwachten Ordners" wird verwendet, um den Prozess zu initiieren, d.h. ein Ordner, der überwacht wird und für den eine bestimmte Reihe von Schritten ausgeführt wird, sobald ein Dokument hinzugefügt wird.  Auch die Stapelverarbeitung wird unterstützt. Sobald SAP eine gescannte Rechnung erhält, wird sie mit OCR verarbeitet, dem zuständigen Buchungskreis zugeordnet und dann an eine elektronische Rechnungsanwendung in SAP gesendet. Die zu archivierenden Dokumente müssen mit einem Barcode versehen werden, damit sie den entsprechenden Objekten zugeordnet und in SAP abgelegt werden können.