Zentrale Konvertierungslösung sichert die Qualität von mehr als 90'000 Dokumenten täglich

Ausgangslage

In der Suva werden alle PDF-Dateien, die zu einem Schadensdossier gehören, in einem Enterprise Content Management System abgelegt. Diese Dokumente werden entweder intern erstellt oder von Extern eingesendet. Da die PDF-Dateien aus unterschiedlichen Quellsystemen angeliefert wurden, liegen diese in unterschiedlichen PDF-Standards vor. Daher brauchten wir eine zentrale Konversionslösung für unser Dokumentenmanagement. Um die Langzeitarchivierungsanforderungen zu erfüllen, haben wir im Projekt definiert, dass alle PDF-Dateien gemäss PDF/A-2u abgelegt werden. Primär war es wichtig, dass der PDF/A-2u Standard korrekt unterstützt wurde. Zentrale Anforderungen lagen zudem in der Skalierbarkeit der einzusetzenden Lösung, einer hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit und transparenten Fehlerinformationen.

Kundennutzen

Die Zusammenarbeit mit PDF Tools ist sehr professionell und äusserst zufriedenstellend. Vor allem der gute und schnelle Support ist ein grosser Vorteil. Auch die Möglichkeit auf spezielle Wünsche und Erweiterungen einzugehen, zeichnet PDF Tools aus. «Swiss Made» ist nicht nur eine Worthülse, sondern ein Versprechen.

Unsere Erwartungen wurden vollständig erfüllt. Zusammenarbeit, Support und Bugfixing erfolgten sehr schnell, flexibel und äusserst kompetent. Die Lösung wird in der Suva zentral eingesetzt, um den Standard PDF/A-2u bei allen Dokumenten, die in das Dossier abgespeichert werden durchzusetzen. Pro Tag werden mehr als 200'000 Seiten verarbeitet. An Tagen, an denen die OCR-Erkennung läuft, werden mehr als 300'000 Seiten zusätzlich verarbeitet.

Umsetzung

Aufgrund der guten Reputation am Markt wurde ein PoC mit PDF Tools durchgeführt. Wir waren in der Lage, die Software schnell in unsere Systemlandschaft zu integrieren und erste Konvertierungen erfolgreich durchzuführen. Anpassungen resp. auftretende Fehler konnten rasch und sehr zuvorkommend vom Hersteller gelöst werden. Neben der Konvertierung wird in einem anderen Projekt die OCR-Erkennung zusammen mit ABBYY eingesetzt. Hier ist das Ziel die Textinformationen aus den PDF-Dokumenten zu extrahieren und als JSON-Datei bereitzustellen. Diese Informationen können nun von anderen Applikationen zur maschinellen Verarbeitung genutzt werden. 

Die Software wird zentral als Shared Component eingesetzt und anderen Teams als Microservice zur Verfügung gestellt. Der Microservice läuft auf Openshift und stellt Schnittstellen dar, um abstrahiert die darunterliegende Funktionalität von PDF Tools zu verwenden. Der 4-Heights® Conversion Service von PDF Tools ist wiederum auf Windows Servern installiert. Mittels dessen einfachem und optimiertem REST Interface kann der Java-geschriebene Microservice die Funktionalität zur Konvertierung in PDF/A-2u verwenden.