Automatische PDF/A-Archivierung und digitale Signatur für die ZFV-Gruppe

Anwendungsvoraussetzungen

Die 17 der ZFV-Gruppe angeschlossenen Sorell Hotels Schweiz schickte täglich ihre Angebote und Abschlusszahlen in gedruckter und unterschriebener Form an die Hauptstadt. Die Kosten für Papier, Porto und Toner waren enorm. Allein die Tagesschließungsdokumentation umfasste 15 sechsseitige Berichte jedes Hotels. Zusätzlich schickte jedes Hotel 20 bis 25 Angebote pro Tag per Post.

Die ZFV-Gruppe wollte diese Kosten so gering wie möglich halten, die Papierarbeit so weit wie möglich reduzieren und die Verarbeitung und Archivierung von Unterschriften vereinfachen. Dazu benötigte das Unternehmen eine schnelle, zuverlässige und einfach zu bedienende Lösung. Nach den Beratungen wurde klar, dass 3-Heights®️ Document Converter das einzige Produkt war, das alle Anforderungen der Gruppe erfüllen konnte.

Kundenvorteile

Mit der neuen Lösung werden Angebote an die 3-Heights®️ Document Converter per E-Mail durch ein drittes System. Sie werden an die Benutzer zurückgegeben, die unterschrieben und in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt wurden. Anschließend können die PDF-Dokumente bequem an den jeweiligen Kunden weitergeleitet werden. Damit wird sichergestellt, dass Angebote von jedem PDF-Reader gelesen werden können.

Die Tagesschließungsunterlagen haben rechtsgültige digitale Signaturen und werden elektronisch an die Zentrale der ZFV-Gruppe weitergeleitet. Der Inventarprozess wird auch elektronisch abgewickelt. Auch die 150 Unternehmen, die an den Hauptsitz berichten, legen ihre Bestände elektronisch ein. Die Signatur wird zur Validierung verwendet und die Umwandlung in das PDF/A-Format garantiert eine sichere und ISO-konforme Langzeitarchivierung.

Ein spürbares Gefühl der Erleichterung ist bei den Mitarbeitern im Hauptsitz zu spüren. Mit den entsprechenden Benutzerrechten hat jeder leicht Zugang zu den relevanten Dokumenten und es gibt wieder Platz in den Archivräumen. Die einfache Bedienung und Verarbeitung hat die Arbeitsbelastung der ZFV Gruppe und ihrer Geschäftsbereiche um etwa 300 Stunden im Monat verringert.

Implementierung

Der 3-Heights®️ Document Converter arbeitet als autonomer Agent im Netzwerk wo es bereits angegebene Ordner (beobachtete Ordner) überwacht, verarbeitet Dokumente und verteilt sie an die richtigen Stellen. Die Dienste werden von Monitorwerkzeugen überwacht. Da MS Windows-Funktionalität bereits vorhanden war, war die Erstellung von Bedienungsanleitungen für den Endbenutzer einfach.