Automatische PDF/A-Archivierung und digitale Signatur für die ZFV-Gruppe

Anforderungen an die Anwendung

Die 17 Sorell Hotels Schweiz, die dem ZFV-Konzern angeschlossen sind, übermittelten täglich ihre Angebote und Tagesabschlusszahlen in gedruckter und unterschriebener Form an die Zentrale. Die Kosten für Papier, Porto und Toner waren immens. Allein die Dokumentation zum Tagesabschluss umfasste 15 sechsseitige Berichte von jedem Hotel. Darüber hinaus verschickte jedes Hotel 20 bis 25 Angebote pro Tag per Post.

Die ZFV-Gruppe wollte diese Kosten minimieren, den Papierkram so weit wie möglich reduzieren und die Unterschriftenverarbeitung und -archivierung vereinfachen. Dazu benötigte das Unternehmen eine Lösung, die schnell, zuverlässig und einfach zu bedienen ist. Nach einigen Überlegungen wurde klar, dass der 3-Heights® Document Converter das einzige Produkt war, das alle Anforderungen der Gruppe erfüllen konnte.

Kundenvorteile

Bei der neuen Lösung werden die Angebote von einem Drittsystem per E-Mail an den 3-Heights® Document Converter gesendet. Sie werden signiert an die Nutzer zurückgegeben und in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt. Anschließend können die PDF-Dokumente bequem an den jeweiligen Kunden weitergeleitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Angebote von jedem PDF-Reader gelesen werden können.

Die Tagesabschlussdokumente sind rechtsgültig digital signiert und werden elektronisch an die Zentrale des ZFV-Konzerns weitergeleitet. Auch die Inventur wird elektronisch abgewickelt. Die 150 Unternehmen, die der Zentrale Bericht erstatten, übermitteln ihr Inventar ebenfalls auf elektronischem Wege. Die Signatur dient zur Validierung, und die Konvertierung in das PDF/A-Format garantiert eine sichere und ISO-konforme Langzeitarchivierung.

Bei den Mitarbeitern in der Zentrale ist eine spürbare Erleichterung zu spüren. Mit den entsprechenden Benutzerrechten hat jeder einfachen Zugriff auf die relevanten Dokumente und es gibt wieder Platz in den Archivräumen. Die einfache Bedienung und Verarbeitung hat die ZFV-Gruppe und ihre Betriebe um rund 300 Stunden pro Monat entlastet.

Umsetzung

Der 3-Heights® Document Converter arbeitet als autonomer Agent im Netzwerk, wo er vorher festgelegte Ordner (Watched Folders) überwacht, Dokumente verarbeitet und an die richtigen Stellen verteilt. Die Dienste werden durch Monitor-Tools überwacht. Da die MS-Windows-Funktionalität bereits vorhanden war, war die Erstellung von Bedienungsanleitungen für den Endbenutzer ein Kinderspiel.