Automatisierte PDF/A-Konvertierung mit der Aufnahme einer digitalen Unterschrift

Anwendungsvoraussetzungen

Jeden Tag werden 2.000 bis 2.500 Dokumente in das DMS eingegeben. Davon etwa 1000 bis 1 00 Dokumente werden über die Schnittstelle zum ZVO (Verkehrszentrale und andere Geldbußen) oder über die Scanschnittstelle TIFF4 Format erstellt. Die restlichen Dokumente werden intern im Büro des Richters generiert. Sie werden entweder als TIFF4 aus einem Winword Client exportiert oder als Winword Datei abgelegt und zu einem späteren Zeitpunkt in TIFF4 konvertiert.

PDF/A ist das Format der Wahl im Büro des Richters für langfristige Aufbewahrung und das richtige Format für elektronisch signierte Dokumente. Da die Mitarbeiter nicht für die Umwandlung ihrer Dokumente in PDF/A verantwortlich sein sollten, sollte die Aufgabe einer speziellen Anwendung zugewiesen werden.

Der 3-Heights®️ Document Converter bietet eine standardisierte Schnittstelle zur spezialisierten Anwendung in Form des SOAP-Webdienstes. Bei hohen Eingangspegeln kann die Last über mehrere parallel laufende Konvertierungsprozesse verteilt werden. Dies wird durch vier parallel laufende Terminalsitzungen ermöglicht.

Kundenvorteile

Der 3-Heights®️ Document Converter wird im Büro des Richters als zentraler Prozess im Dokumentenverwaltungssystem eingesetzt. Es verarbeitet Dokumentenkonvertierung und -signierung im Hintergrund. Der Benutzer merkt nur die Änderung durch das PDF-Symbol und die Tatsache, dass der PDF-Viewer nun anstelle des TIFF-Viewers geöffnet wird.

Die spezialisierte Anwendung kennt den Ursprung und den Status jedes Dokuments und kann die Konvertierung in PDF/A jederzeit unabhängig durchführen. Nach der Umwandlung entscheidet er, ob ein Dokument eine elektronische Signatur benötigt.

In diesem Fall kann das PDF/A-Dokument über einen Webservice an das Signaturgerät weitergeleitet werden; Die ausgeklügelte offizielle Unterschrift und Zeitstempel werden ohne Eingabe einer PIN angewendet. Qualifizierte PDF/A-Dokumente, die von SuisseID abgeschrieben werden sollen, werden dem Rechtsanwalt zusammen mit der Aufforderung zur Eingabe einer PIN übergeben.

Implementierung

Der 3-Heights®️ Document Converter wurde auf dem virtuellen 64-Bit Windows 2008 R2-Server von OIZ, dem IT-Service der Stadt, installiert. Jede Update- und Konfigurationsänderung wird in einer Integrationsumgebung getestet, bevor sie in die produktive Umgebung übertragen wird.

Während der Implementierungsphase konnte das Büro des Richters auf die umfangreiche Dokumentation zurückgreifen, die die 3-Heights®️ Document Converter im Debug-Modus zur Verfügung gestellt hat. Das Büro des Richters war in der Lage, den Fehler mit einer anschließenden Problemumgehung zu beheben.