Automatisierte PDF/A-Konvertierung mit Einbindung einer digitalen Signatur
Täglich werden zwischen 2.000 und 2.500 Dokumente in das DMS im Magistrat der Stadt eingegeben. PDF/A ist das bevorzugte Format für die Langzeitspeicherung und das richtige Format für elektronisch signierte Dokumente im Magistrat. Aus diesem Grund wurde diese Aufgabe einer speziellen Anwendung zugewiesen.
Anforderungen an die Anwendung
Täglich werden zwischen 2.000 und 2.500 Dokumente in das DMS im Magistrat der Stadt eingegeben. Davon werden ca. 1.000 bis 1.200 Dokumente über die Schnittstelle zur ZVO (Zentrale Vergabestelle für Verkehrs- und andere Bußgelder) oder die Scan-Schnittstelle TIFF4 Format erstellt. Die übrigen Dokumente werden intern im Büro des Magistrats erstellt. Sie werden entweder als TIFF4 von einem Winword-Client exportiert oder als Winword-Datei abgelegt und später in TIFF4 konvertiert.
PDF/A ist das bevorzugte Format für die Langzeitspeicherung und das richtige Format für elektronisch signierte Dokumente im Magistrat. Da die Mitarbeiter nicht selbst für die Konvertierung ihrer Dokumente in PDF/A verantwortlich sein sollten, war die Idee, diese Aufgabe einer spezialisierten Anwendung zu übertragen.
Der 3-Heights® Document Converter bietet eine standardisierte Schnittstelle zur Fachanwendung in Form des SOAP Webservice. Bei hohen Eingangspegeln kann die Last auf eine Reihe parallel laufender Umwandlungsprozesse verteilt werden. Ermöglicht wird dies durch vier parallel laufende lokale Terminalsitzungen.
Kundenvorteile
Der 3-Heights® Document Converter wird im Magistrat als zentraler Prozess im Dokumentenmanagementsystem eingesetzt. Die Konvertierung und Signierung von Dokumenten erfolgt im Hintergrund. Der Benutzer bemerkt die Änderung nur durch das PDF-Symbol und die Tatsache, dass nun der PDF-Viewer anstelle des TIFF-Viewers geöffnet wird.
Die Fachanwendung kennt die Herkunft und den Status jedes Dokuments und kann die Konvertierung nach PDF/A jederzeit selbständig durchführen. Nach der Konvertierung entscheidet es, ob ein Dokument eine elektronische Signatur benötigt.
Ist dies der Fall, kann das PDF/A-Dokument über einen Webservice an die Signatur-Appliance weitergeleitet werden; die hochentwickelte amtliche Signatur und der Zeitstempel werden aufgebracht, ohne dass der Benutzer eine PIN eingeben muss. Qualifizierte PDF/A-Dokumente, die von der SuisseID abgezeichnet werden sollen, werden dem Juristen mit der Aufforderung zur PIN-Eingabe vorgelegt.
Umsetzung
Der 3-Heights® Document Converter wurde auf einem virtuellen 64-bit Windows 2008 R2 Server installiert, der von der OIZ, dem IT-Dienst der Stadt, zur Verfügung gestellt wurde. Jede Aktualisierung und Konfigurationsänderung wird in einer Integrationsumgebung getestet, bevor sie in die Produktivumgebung übertragen wird.
Während der Implementierungsphase konnte das Magistrat auf die umfangreiche Dokumentation zur Fehlerbehebung zurückgreifen, die der 3-Heights® Document Converter im Debug-Modus zur Verfügung stellt. Das Magistrat konnte den Fehler mit einer nachträglichen Umgehung beheben.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Stadtmagistrat Zürich
Das Magistrat ist verantwortlich für die Durchführung von Strafverfahren bei Verstößen innerhalb der Stadtgrenzen, die der Magistrat von der Polizei gemeldet werden. Wird das Bußgeld bezahlt, gilt die Angelegenheit als erledigt und es werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Wenn nicht, erstattet die Polizei Anzeige beim Magistrat der Stadt.