Automatisierte PDF/A Konversion mit Einbindung einer digitalen Signatur
Täglich werden im Stadtrichteramt zwischen 2‘000 und 2‘500 Dokumente in das DMS eingespeist. Hinsichtlich Langzeitarchivierung und dem geeigneten Format für elektronisch signierte Dokumente ist das PDF/A Format beim StRA die erste Wahl und übertrug diese Aufgabe einer Fachapplikation.
Ausgangslage
Täglich werden im Stadtrichteramt zwischen 2‘000 und 2‘500 Dokumente in das DMS eingespeist. Davon werden rund 1‘000 bis 1‘200 Dokumente über die Schnittstelle zur ZVO (Zentralstelle für Verkehrs- und Ordnungsbussen) oder die Scan-Schnittstelle TIFF4 Format erzeugt. Die restlichen Dokumente werden beim Stadtrichteramt intern generiert. Entweder clientseitig aus Winword als TIFF4 exportiert oder als Winword eingestellt und zu einem späteren Zeitpunkt in TIFF4 konvertiert.
Hinsichtlich Langzeitarchivierung und dem geeigneten Format für elektronisch signierte Dokumente ist das PDF/A Format beim StRA die erste Wahl. Da es nicht in der Verantwortung der Mitarbeitenden liegen sollte, ihre Dokumente in PDF/A zu konvertieren, wollte man der Fachapplikation diese Aufgabe übertragen.
Der 3-Heights® Document Converter bietet mit dem Webservice (SOAP) eine standardisierte Schnittstelle zur Fachapplikation. Bei hoher Belastung ist eine Lastverteilung durch mehrere parallel laufende Konvertierungsprozesse möglich, was durch vier lokale parallel laufende Terminal-Sessions gewährleistet wird.
Kundennutzen
Der 3-Heights® Document Converter wird als zentraler Prozess im Dokumenten Management des StRA eingesetzt. Er wickelt im Hintergrund die Konvertierung und Signierung der Dokumente ab. Der Benutzer erkennt die Änderung ausschliesslich am PDF Icon und dass nun an Stelle des TIFF Viewers den PDF Viewer öffnet.
Die Fachapplikation kennt Herkunft und Status jedes Dokuments und kann die Konvertierung nach PDF/A selbständig zum passenden Zeitpunkt durchführen. Nach der Konvertierung entscheidet sie, ob ein Dokument elektronisch signiert werden muss.
Wenn ja, kann das PDF/A-Dokument über einen Webservice an die Signatur-Appliance gesendet und ohne PIN-Eingabe durch den User mit der fortgeschrittenen Amtssignatur inkl. Zeitstempel versehen werden. Qualifizierte, mit SuisseID zu signierende PDF/A-Dokumente werden den Juristen zum Signieren mit einer Aufforderung zur PIN-Eingabe angeboten.
Umsetzung
Auf dem durch die Stadt-Informatik (OIZ) bereitgestellten virtuellen 64-Bit Windows 2008 R2 Server wurde der 3-Heights® Document Converter installiert. Updates und Konfigurationsänderungen werden jeweils auf einer Integrationsumgebung getestet, bevor sie in der Produktionsumgebung nachgezogen werden.
Während der Umsetzungsphase konnte das StRA auf die ausführlichen Informationen zur Fehlersuche zurückgreifen, die im Debug Mode durch den 3-Heights® Document Converter zur Verfügung stehen. Damit konnten einige Fehler im Verhalten der Microsoft Programme gefunden und mit einer Umgehungslösung durch das StRA gelöst werden.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Magistrate’s Office Zurich
Das Stadtrichteramt (StRA) ist zuständig für die Durchführung der ordentlichen, kostenbeschwerten Strafverfahren bei Übertretungen, welche auf dem Gebiet der Stadt Zürich begangen und von der Polizei an das StRA rapportiert werden. Bei Bezahlung solcher Bussen ist die Angelegenheit erledigt und hat keinerlei weitere Folgen. Anderenfalls rapportiert die Stadtpolizei den Vorfall an das Stadtrichteramt.