Automatisierte E-Mail-Archivierung in der rhenag-Energieversorgerlösung LIMA
Als Systemlösung bietet LIMA eine Reihe von aufeinander abgestimmten Modulen zur Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der heutigen Energieversorgungswirtschaft. Dies erforderte ein geeignetes Softwareprogramm, um alle E-Mails aus vielen verschiedenen Formaten in das PDF/A-Format zu konvertieren.
Anforderungen an die Anwendung
Als Systemlösung bietet LIMA eine Reihe von aufeinander abgestimmten Modulen zur Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der heutigen Energieversorgungswirtschaft. Dazu gehört auch eine umfassende Archivierungslösung. rhenag implementierte ein automatisiertes E-Mail-Archivierungssystem, um das Archiv des Kunden zu vervollständigen. Dies erforderte ein geeignetes Softwareprogramm, um alle ein- und ausgehenden E-Mails aus vielen verschiedenen Formaten medienbruchfrei in das PDF/A-Format zu konvertieren. Neben der Garantie, dass auch zukünftige Entwicklungen von Eingangsformaten automatisch konvertierbar sind, legte rhenag großen Wert auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis.
Kundenvorteile
Zuvor wurden E-Mails von regionalen und kommunalen Energieversorgern aus ganz Deutschland ausgedruckt, gescannt, verschlagwortet und schließlich im Archiv abgelegt. Dieser gesamte Prozess wurde durch eine maßgeschneiderte Lösung mit dem 3-Heights® Document Converter ersetzt. Das automatisierte E-Mail-Archivierungssystem wird für den gesamten E-Mail-Verkehr mit rhenag-Kunden genutzt. Sie ersetzt zunehmend die herkömmlichen Methoden des Schriftverkehrs. Die Berater der Energieversorger profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung und einem zeitnahen und kostengünstigen Zugriff auf die Kundendaten. Die Erwartungen der rhenag an die Produkte und Dienstleistungen haben sich in vollem Umfang erfüllt. Die hohe Kundenzufriedenheit in Verbindung mit der erweiterten Archivierungslösung trägt zu einer noch besseren Bewertung des LIMA Softwareprogramms bei.
Umsetzung
Nach eingehenden Marktanalysen und umfangreichen Tests von Produkten verschiedener Hersteller hat sich rhenag für den 3-Heights® Document Converter entschieden. Die Softwareentwicklung umfasst auch ein System zur Verschlagwortung des Archivs. Der 3-Heights® Document Converter legt ein- und ausgehende E-Mails, die in das PDF/A-Format konvertiert wurden, in separaten, zugänglichen Verzeichnisstrukturen ab. Der Transport der Dokumente aus diesen Verzeichnissen ins Archiv erfolgt über eine von rhenag entwickelte Softwarelösung.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Rheinische Energie AG
Die rhenag ist ein überregionaler Energieversorger und Beteiligungsmanager von kommunalen Energieversorgern. rhenag berät bundesweit regionale und kommunale Versorger in allen betriebswirtschaftlichen und technischen Fragen in diesem expandierenden Dienstleistungsmarkt. Unter dem Namen LIMA bietet das Unternehmen Energieversorgern ein umfassendes Lösungskonzept an, das den Einsatz eines Hochleistungsrechenzentrums beinhaltet. Dies garantiert eine ideale Synthese zwischen Beratung und IT-Lösung.