Automatisierte E-Mail-Archivierung in der Energie-Lieferantenlösung LIMA von rhenag
Als Systemlösung bietet LIMA eine Reihe von aufeinander abgestimmten Modulen für die Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der heutigen Energieversorgungsindustrie. Dies erforderte ein geeignetes Software-Programm, um alle E-Mails aus vielen verschiedenen Formaten in das PDF/A-Format zu konvertieren.
Anwendungsvoraussetzungen
Als Systemlösung bietet LIMA eine Reihe von aufeinander abgestimmten Modulen für die Abwicklung aller Geschäftsprozesse in der heutigen Energieversorgungsindustrie. Dazu gehört auch eine umfassende Archivierungslösung. rhenag implementierte ein automatisiertes E-Mail-Archivierungssystem zur Abrundung des Kundenarchivs. Dies erforderte ein geeignetes Softwareprogramm, um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails aus vielen verschiedenen Formaten ohne Medienstörungen in das PDF/A-Format zu konvertieren. Zusätzlich zur Garantie, dass zukünftige Entwicklungen eingehender Formate automatisch konvertierbar sein würden rhenag hat dem bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis große Bedeutung beigemessen.
Kundenvorteile
Früher wurden E-Mails von regionalen und kommunalen Energieversorgern in ganz Deutschland gedruckt, gescannt, indiziert und schließlich im Archiv abgelegt. Dieser gesamte Prozess wurde durch eine maßgeschneiderte Lösung ersetzt, die den 3-Heights®️ Document Converter. Das automatisierte E-Mail-Archivierungssystem wird für die gesamte E-Mail-Korrespondenz mit rhenag Kunden eingesetzt. Sie ersetzt zunehmend die herkömmlichen Korrespondenzmethoden. Die Berater der Energieversorger profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung und einem zeitnahen und kostengünstigen Zugang zu Kundendaten. Die Erwartungen von rhenag an die Produkte und Dienstleistungen wurden in vollem Umfang erfüllt. Hohe Kundenzufriedenheit in Verbindung mit der erweiterten Archivierungslösung trägt zu einer noch besseren Bewertung des LIMA-Softwareprogramms bei.
Implementierung
Nach umfassenden Marktanalysen und umfangreichen Tests von Produkten verschiedener Hersteller entschied sich Rhenag für die 3-Heights®️ Document Converter. Die Softwareentwicklung beinhaltet auch ein Keyword-Indexing-System für das Archiv. Die 3-Heights®️ Document Converter Dateien ein- und ausgehende E-Mails konvertiert in PDF/A-Format in separate Verzeichnisstrukturen. Die Dokumente werden mit Hilfe einer von rhenag entwickelten Softwarelösung aus diesen Verzeichnissen ins Archiv übertragen.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Rheinische Energie AG
Das Unternehmen Rhenag ist überregionaler Energielieferant und Beteiligungsleiter von kommunalen Energieversorgern. rhenag berät regionale und kommunale Lieferanten in ganz Deutschland zu allen betriebswirtschaftlichen und technischen Fragen in diesem expandierenden Dienstleistungsmarkt. Das Unternehmen bietet Energieversorgern ein umfassendes Lösungskonzept namens LIMA, das die Nutzung eines leistungsstarken Rechenzentrums einschließt. Dies garantiert eine ideale Synthese zwischen Beratung und IT-Lösung.