Deutsches Versicherungsunternehmen automatisiert E-Mail-Archivierung für das Schadenmanagement
Die Sachbearbeiter sollten in der Lage sein, den Importprozess für archivierungswürdige E-Mails auszulösen und damit den Archivierungsprozess in Gang zu setzen. Die Herausforderung bestand darin, einen automatisierten Archivierungsprozess für die vielen Millionen E-Mails pro Jahr zu entwickeln.
Anforderungen an die Anwendung
Der Kunde hatte bisher entweder archivierungswürdige E-Mails und deren Anhänge ausgedruckt und anschließend gescannt oder als Faxe zur Archivierung im TIFF-Format verarbeitet. Das Verfahren garantierte jedoch nicht, dass jede E-Mail und jeder Anhang den Weg ins Archiv fand.
Die neue Lösung soll es den Sachbearbeitern ermöglichen, den Importprozess für persönliche E-Mails, die als archivierungswürdig erachtet werden, einzuleiten und damit den Archivierungsprozess zu starten. Die Herausforderung bestand darin, einen automatisierten Archivierungsprozess für die vielen Millionen E-Mails pro Jahr zu entwickeln. Die Wahl fiel auf die Lösung von PDF Tools AG aufgrund der hohen Durchsatzrate, Stabilität und Zuverlässigkeit des 3-Heights® Document Converter Service.
Kundenvorteile
Der automatisierte Archivierungsprozess konvertiert effizient und zuverlässig große Mengen von E-Mails und deren Anhänge aus den Formaten von OpenOffice und Microsoft Office-Produkten in ein standardisiertes PDF-Format. Die Indexinformationen werden automatisch in einer standardisierten Struktur ausgelesen.
Umsetzung
Die zu archivierenden E-Mails werden mit dem Importer-Modul von Interact Consulting importiert und anschliessend mit dem 3-Heights® Document Converter Service in ein standardisiertes PDF-Format umgewandelt. Bildformate werden wie bisher im TIFF-Format archiviert.
Jeder E-Mail werden Metadatenattribute zugewiesen, um die Fallzuordnung zu ermöglichen. Die Daten werden dann mit den entsprechenden Modulen der CaptureSuite-Software von Interact Consulting verarbeitet und mit EMC Captiva InputAccel in das Archiv exportiert.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von Interact Beratung AG
Als Systemintegrator entwickelt und implementiert Interact Consulting seit 1991 Lösungen und Dienstleistungen für die automatisierte Verarbeitung von unstrukturierten Informationen. Das Angebot umfasst Lösungen für das Scannen und die Dateneingabe, die Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie Portale für die Verarbeitung unstrukturierter Informationen im Allgemeinen, wie z. B. E-Mails und andere elektronische Objekte. Im Jahr 2009 wurde das Unternehmen von einem großen deutschen Versicherungsunternehmen beauftragt, den E-Mail-Archivierungsprozess für die persönlichen E-Mails seiner Sachbearbeiter zu automatisieren.