Revisionssichere Archivierung von Kreditorenrechnungen bei der KIBAG Dienstleistungen AG
Die KIBAG Dienstleistungen AG scannte seit 2014 Kreditorenrechnungen direkt ins ABACUS. Die Rechnungen wurden gestaffelt eingescannt und in einer Papierablage zusätzlich archiviert. PDF Tools löste diese Anforderung zusammen mit ihrem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG.
Ausgangslage
Die KIBAG Dienstleistungen AG scannte seit 2014 Kreditorenrechnungen direkt ins ABACUS. Die Rechnungen wurden gestaffelt eingescannt und in einer Papierablage zusätzlich archiviert. Dies benötigte Archivplatz und Arbeitsressourcen. Ziel des Projektes „Paperless“ war die revisionssichere Archivierung der Kreditorenrechnungen. Um dieses Ziel zu erreichen mussten einerseits die einzelnen Rechnungen innerhalb eines PDF-Dokuments getrennt und andererseits die getrennten PDFs (Rechnungen) anschliessend einzeln signiert werden. PDF Tools AG löste diese Anforderung zusammen mit ihrem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG. Dank dieser Lösung werden heute ca. 120‘000 Belege pro Jahr automatisch elektronisch archiviert und die manuelle Papierablage konnte komplett aufgegeben werden.
Kundennutzen
Die KIBAG hat mittels des Signierungs- und Validierungsservices und der Integration des 3-Heights® Scan to PDF Server die manuelle Dokumenten-Verarbeitung durch eine revisionssichere elektronische Archivierung komplett abgelöst. Der Prozess ist dadurch besser kontrollierbar und kann effizienter gestaltet werden. Durch die Automatisierung des Prozesses konnte der manuelle Aufwand signifikant reduziert werden, so dass nun mehr Kapazität für die Bearbeitung anderer dringender Aufgaben zur Verfügung steht.
Umsetzung
Das Projekt wurde im Oktober 2015 lanciert und konnte bereits im November 2015 abgeschlossen werden. Da es sich beim QuoVadis Signierungs- und Validierungsservice um einen einfach zu implementierenden Webservice handelt, konnte die Integration in dieser kurzen Frist umgesetzt werden. Die anschliessende Testphase konnte ebenfalls kurz gehalten werden und ging ohne Probleme einher. Die Revisionsstelle der KIBAG hat die Lösung anschliessend validiert und ohne Einschränkung abgenommen.
Eine technische Herausforderung, damit der Signierungs- und Validierungsservice eingesetzt werden konnte, bestand in diesem Fall darin, die Dokumente vor dem Import in Abacus zu signieren. Hierzu wird der 3-Heights® Scan to PDF Server der PDF Tools AG eingesetzt, welcher die Dokumente nach dem Scanning Prozess trennt und im QuoVadis-Input Ordner ablegt. Anschliessend werden die einzelnen PDF Dokumente durch den Signierungs- und Validierungsservice signiert, mit einem qualifizierten Zeitstempel aus dem QuoVadis Trustcenter versehen und im Output Ordner für den Import in Abacus zur Verfügung gestellt.
Kurzportrait QuoVadis Trustlink Schweiz AG
ist ein international akkreditierter Zertifizierungsdienstanbieter (CSP Certification Service Provider) mit weltweiter Anerkennung (WebTrust). Angeboten werden elektronische Zertifikate nach Schweizerischer Gesetzgebung (ZertES) und europäischem Standard (ETSI). QuoVadis ist offizieller Anbieter der SuisseID. Gesamtkonzepte, Anwendungen, verschiedene Toolkits und Appliances für den Einsatz von elektronischen Zertifikaten und digitalen Signaturen sowie schlüsselfertige PKI Lösungen als Managed Service im Outsourcing, Timestamping und Root Signing gehören ebenfalls zum Leistungsspektrum.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von KIBAG Dienstleistungen AG
Die KIBAG ist eine führende Schweizer Gruppe im Baustoff- und Baubereich und entstand 1926 aus dem Zusammenschluss von zwei Kies- und Bagger-Unternehmen. Zur KIBAG Gruppe gehören 13 Kies- und 22 Betonwerke, 17 Baubetriebe und Recycling- und Entsorgungsunternehmen. Insgesamt beschäftigt die Gruppe rund 1600 Mitarbeitende schwergewichtig in den drei Geschäftsbereichen Baustoffe, Bauleistungen sowie Umwelt und Entsorgung. Alle Betriebe zusammen bilden ein starkes Team, welches in der Schweizer Baubranche für Know-how, Seriosität, Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit steht.