Prüfungskonforme Archivierung von Gläubigerrechnungen bei der KIBAG Dienstleistungen AG
Die KIBAG Dienstleistungen AG hat seit 2014 Kreditorenrechnungen direkt in ABACUS gescannt. Die Rechnungen wurden in Chargen gescannt und auch in Papierform archiviert. PDF Tools hat mit dem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG an der Suche nach der besten Lösung gearbeitet.
Anwendungsvoraussetzungen
Die KIBAG Dienstleistungen AG hat seit 2014 Kreditorenrechnungen direkt in ABACUS gescannt. Die Rechnungen wurden in Chargen gescannt und auch in Papierform archiviert. Diese Praxis erforderte Archivplatz und Arbeitsressourcen. Das Ziel von Project Paperless war es, die audit-konforme Archivierung von Gläubigerrechnungen zu erleichtern. Um dies zu erreichen, mussten die einzelnen Rechnungen zunächst innerhalb eines PDF-Dokuments getrennt werden, wobei die separaten PDFs (Rechnungen) einzeln signiert wurden. Die PDF Tools AG hat mit ihrem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG zusammengearbeitet, um die beste Lösung zu finden. Dank ihres Einsatzes werden nun jährlich rund 120.000 Dokumente automatisch elektronisch archiviert und die manuelle Papierspeicherung komplett entfallen.
Kundenvorteile
Dank des Signatur- und Validierungsdienstes und der Integration der 3-Heights®️ Scan to PDF Server, Die KIBAG hat ihr manuelles Dokumentenverarbeitungsverfahren vollständig durch ein audit-konformes elektronisches Archivierungssystem ersetzt. Der Prozess ist jetzt überschaubarer und kann effektiver strukturiert werden. Durch die Automatisierung des Prozesses wurde die manuelle Arbeitsbelastung erheblich reduziert, wodurch mehr Kapazität für andere dringende Aufgaben geschaffen wurde.
Implementierung
Das Projekt wurde im Oktober 2015 gestartet. Die Fortschritte waren so schnell, dass das Projekt bis November desselben Jahres abgeschlossen wurde. Aufgrund der Einfachheit der Implementierung der QuoVadis Unterschrift und Validierung Web-Service, war die Integration innerhalb dieses kurzen Zeitrahmens möglich. Die anschließende Testphase wurde ebenfalls kurz gehalten und ohne Probleme durchgeführt. Die Revisionsabteilung der KIBAG hat die Lösung dann uneingeschränkt validiert und genehmigt.
Eine technische Herausforderung, die gelöst werden musste, bevor der Unterschriften- und Validierungsdienst genutzt werden konnte, war die Unterschrift der Dokumente, bevor sie nach Abacus importiert wurden. Die Lösung war der von der PDF Tools AG entwickelte 3-Heights®️ Scan to PDF Server. Dieses Tool trennt Dokumente, nachdem sie gescannt wurden, und speichert sie im Eingabeordner von QuoVadis. Die einzelnen PDF-Dokumente werden dann über den Signatur- und Validierungsdienst signiert mit einem zertifizierten Zeitstempel aus dem QuoVadis Trustcenter ausgestellt und im Ausgangsordner platziert, um diese nach Abacus zu importieren.
Portrait of QuoVadis Trustlink Schweiz AG
QuoVadis bietet verwaltete digitale Zertifikatsdienste für Unternehmen und Regierungen. QuoVadis Identitätsdienste umfassen Public Key Infrastruktur (PKI), digitale Zertifikate für Authentifizierung, Verschlüsselung und digitale Signatur; SSL-Zertifikate und Extended Validation SSL für Webseiten, Zeitstempel und Root-Signing für interne PKI. QuoVadis ist offizieller Anbieter von SuisseID. QuoVadis ist ein zertifizierter Zertifizierungsdienstleister (CSP) in der Schweiz, den Niederlanden und Bermuda und besitzt das WebTrust Siegel.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von KIBAG Dienstleistungen AG
Gegründet 1926 durch die Fusion einer Kiesfirma und einer Grabungsgesellschaft. Die KIBAG ist ein führendes Schweizer Unternehmen im Baustoff- und Bauwesen. Die KIBAG Gruppe besteht aus 13 Kiesanlagen, 22 Betonwerken, 17 Bauunternehmen sowie Recycling- und Entsorgungsunternehmen. Der Konzern beschäftigt insgesamt rund 1.600 Mitarbeiter, vor allem in den folgenden Geschäftsfeldern: Baustoffe, Bauarbeiten, Umwelt und Abfallwirtschaft. Zusammen bilden die verschiedenen Unternehmen des Konzerns ein starkes Team, das für Kompetenz, Effizienz und Zuverlässigkeit in der schweizerischen Baubranche bekannt ist.