Revisionssichere Archivierung von Kreditorenrechnungen bei der KIBAG Dienstleistungen AG
Seit 2014 scannt die KIBAG Dienstleistungen AG die Kreditorenrechnungen direkt in ABACUS ein. Die Rechnungen wurden in Stapeln gescannt und auch in Papierform archiviert. PDF Tools arbeitete mit seinem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG zusammen, um die beste Lösung zu finden.
Anforderungen an die Anwendung
Seit 2014 scannt die KIBAG Dienstleistungen AG die Kreditorenrechnungen direkt in ABACUS ein. Die Rechnungen wurden in Stapeln gescannt und auch in Papierform archiviert. Diese Praxis erforderte Archivraum und Arbeitsmittel. Ziel des Projekts Paperless war es, die revisionssichere Archivierung von Kreditorenrechnungen zu erleichtern. Dazu mussten die einzelnen Rechnungen zunächst innerhalb eines PDF-Dokuments getrennt werden, wobei die getrennten PDFs (Rechnungen) einzeln signiert wurden. PDF Tools AG arbeitete mit ihrem Partner QuoVadis Trustlink Schweiz AG zusammen, um die beste Lösung zu finden. Dank ihrer Bemühungen werden nun etwa 120.000 Dokumente pro Jahr automatisch elektronisch archiviert und die manuelle Papierablage entfällt vollständig.
Kundenvorteile
Dank des Signatur- und Validierungsdienstes sowie der Integration des 3-Heights® Scan to PDF Servers konnte die KIBAG ihre manuelle Dokumentenverarbeitung vollständig durch ein revisionssicheres elektronisches Archivierungssystem ersetzen. Der Prozess ist nun überschaubarer und kann besser strukturiert werden. Durch die Automatisierung des Prozesses konnte der manuelle Arbeitsaufwand erheblich reduziert werden, so dass mehr Kapazitäten für andere dringende Aufgaben zur Verfügung standen.
Umsetzung
Das Projekt wurde im Oktober 2015 gestartet. Die Arbeiten gingen so schnell voran, dass das Projekt bereits im November desselben Jahres abgeschlossen war. Aufgrund der einfachen Implementierung des QuoVadis Signatur- und Validierungs-Webdienstes war die Integration innerhalb dieses kurzen Zeitrahmens möglich. Auch die anschließende Testphase war kurz gehalten und verlief problemlos. Die Revisionsabteilung der KIBAG validierte und genehmigte die Lösung dann ohne Einschränkungen.
Eine technische Herausforderung, die überwunden werden musste, bevor der Signatur- und Validierungsdienst genutzt werden konnte, war die Unterzeichnung der Dokumente, bevor sie in Abacus importiert wurden. Die Lösung war der von der PDF Tools AG entwickelte 3-Heights® Scan to PDF Server. Dieses Tool trennt Dokumente nach dem Scannen und speichert sie im QuoVadis Eingabeordner. Die einzelnen PDF-Dokumente werden anschliessend über den Signatur- und Validierungsdienst signiert, mit einem zertifizierten Zeitstempel des QuoVadis Trustcenters versehen und in den Ausgabeordner gelegt, damit sie in Abacus importiert werden können.
Porträt der QuoVadis Trustlink Schweiz AG
QuoVadis bietet verwaltete digitale Zertifikatsdienste für Unternehmen und Behörden. Die Identitätsdienste von QuoVadis umfassen Public Key Infrastructure (PKI), digitale Zertifikate für Authentifizierung, Verschlüsselung und digitale Signatur, SSL-Zertifikate und Extended Validation SSL für Websites, Zeitstempel und Root Signing für die interne PKI. QuoVadis ist offizieller Anbieter der SuisseID. QuoVadis ist ein qualifizierter Zertifizierungsdienstleister (CSP) in der Schweiz, den Niederlanden und den Bermudas und besitzt das WebTrust-Siegel.
Produkte für diesen Anwendungsfall
Kurzporträt von KIBAG Dienstleistungen AG
Die KIBAG wurde 1926 durch den Zusammenschluss einer Kiesfirma und eines Tiefbauunternehmens gegründet und ist ein führender Schweizer Konzern im Baustoff- und Bausektor. Die KIBAG-Gruppe besteht aus 13 Kieswerken, 22 Betonwerken, 17 Bauunternehmen sowie Recycling- und Entsorgungsunternehmen. Die Gruppe beschäftigt insgesamt etwa 1.600 Mitarbeiter, die hauptsächlich in den Geschäftsbereichen Baustoffe, Bauarbeiten sowie Umwelt- und Abfallmanagement tätig sind. Die verschiedenen Unternehmen der Gruppe bilden zusammen ein starkes Team, das in der Schweizer Baubranche für Kompetenz, Effizienz und Zuverlässigkeit steht.