Swiss Life archiviert Dokumente aus Microsoft SharePoint im PDF/A-Format

Anforderungen an die Anwendung

Im Bereich der Gruppenversicherung werden in Microsoft SharePoint eine Vielzahl von Microsoft Office-Dokumenten aus dem täglichen Geschäftsverkehr zur Angebotserstellung und Bestandsverwaltung von Kollektivverträgen verwaltet. Diese Dokumente wurden bisher im TIFF-Format archiviert. Sie ergeben sich aus verschiedenen Geschäftsvorfällen, wie z. B. Anfragen für Angebote, Underwriting und Leistungsansprüche, aber auch aus Transaktionen, die von den Kunden selbst durchgeführt werden können, wie z. B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Gehaltsänderungen, Personalmutationen, jährliche Aktualisierungen usw.

Mit der Umstellung auf ein PDF/A-konformes Archiv direkt aus Microsoft SharePoint heraus will Swiss Life die Dokumente textdurchsuchbar machen und mittels digitaler Signatur und Zeitstempel die Compliance-Anforderungen erfüllen. Dies soll in Zukunft dadurch erreicht werden, dass die Microsoft-Office-Dokumente nach Abschluss des Geschäftsfalls direkt in PDF/A konvertiert und zusammen mit Metadaten, einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel in das Archiv eingestellt werden.

Kundenvorteile

Durch die Archivierung von Dokumenten aus Microsoft SharePoint im PDF/A Format, steuern die internen Mitarbeiter den Archivierungsprozess direkt aus SharePoint heraus und können über die Standard-Benutzeroberfläche auf die archivierten Dokumente zugreifen. In einer zweiten Phase wird der Nutzerkreis auf alle Kunden erweitert, die einen direkten Zugang zu ihren Fällen benötigen. Zusätzlich zur Archivierung in SharePoint werden die Dateien in einem eigenständigen und robusten zweiten Archiv gespiegelt, was die langfristige Verfügbarkeit garantiert. Jährlich werden auf diese Weise etwa 1,5 Millionen Dokumente in das digitale Archiv aufgenommen.

Da die archivierten Dokumente alle mit einer digitalen Signatur und einem Zeitstempel versehen sind, werden auch wichtige Compliance-Anforderungen erfüllt. So kann beispielsweise nachvollzogen werden, wann Dokumente in das Archiv eingegangen sind und es verlassen haben, und es kann der Nachweis erbracht werden, dass sie nicht verändert worden sind. Die Dokumente können auch nach dem "Need to know"-Prinzip kontrolliert werden, d. h. die Benutzer können nur die Dokumente einsehen, die sie unbedingt benötigen. Zugriffe (lesend und schreibend) auf das Archiv müssen protokolliert (geloggt) und nach Ablauf der Aufbewahrungszeit wieder gelöscht werden.

Umsetzung

Der 3-Heights® Document Converter Service dient der Archivierung direkt aus Microsoft SharePoint und konvertiert PDF-Dateien (und in Zukunft auch PowerPoint-, Word-, Excel- und E-Mail-Formate) in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Bevor die Dateien in der Archivdatenbank gespeichert werden, werden Metadaten, digitale Signaturen und ein Zeitstempel hinzugefügt. Darüber hinaus wird auch das PDF/A-Dokument selbst in SharePoint gespeichert.