Swiss Life archiviert Dokumente von Microsoft SharePoint im PDF/A-Format

Anwendungsvoraussetzungen

Im Bereich der Gruppenversicherung eine Vielzahl von Microsoft Office-Dokumenten aus täglichen Geschäftsvorgängen zur Erstellung von Vorschlägen und zur Verwaltung von Portfolios von Tarifverträgen werden in Microsoft SharePoint verwaltet. Diese Dokumente wurden zuvor im TIFF-Format archiviert. Sie stammen aus verschiedenen Geschäftsfällen, wie der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, Unterschreibung und Leistungsansprüche zusätzlich zu Transaktionen, die von den Kunden selbst durchgeführt werden können einschließlich neuer Einträge, Kündigungen, Gehaltsänderungen, Personalmutationen, Jahresaktualisierungen usw.

Mit dem Wechsel zu einem PDF/A konformen Archiv direkt aus Microsoft SharePoint will Swiss Life die Dokumente durchsuchbar machen und durch digitale Signatur und Zeitstempel erfüllen die Compliance-Anforderungen. Dies sollte in Zukunft durch die Umwandlung der Microsoft Office-Dokumente direkt in PDF/A erreicht werden, wenn der Geschäftsfall geschlossen wird und diese zusammen mit Metadaten in das Archiv eingegeben werden. eine digitale Signatur und ein Zeitstempel.

Kundenvorteile

Durch die Archivierung von Dokumenten von Microsoft SharePoint im PDF/A-Format, die internen Mitarbeiter steuern den Archivierungsprozess direkt aus SharePoint heraus und können über die Standard-Benutzeroberfläche auf die archivierten Dokumente zugreifen. Die Benutzergruppe wird in einer zweiten Stufe um alle Kunden erweitert, die direkten Zugang zu ihren Fällen benötigen. Neben der Archivierung in SharePoint werden die Dateien in einem eigenständigen und robusten zweiten Archiv gespiegelt, was die langfristige Verfügbarkeit garantiert. Auf diese Weise werden jährlich rund 1,5 Millionen Dokumente dem digitalen Archiv hinzugefügt.

Da die archivierten Dokumente alle eine digitale Signatur und einen Zeitstempel haben, werden auch wichtige Compliance-Anforderungen erfüllt. So kann beispielsweise die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten bei der Eingabe und Verlassung des Archivs und der Nachweis ihrer unveränderten Inhalte gewährleistet werden. Dokumente können auch von einem „need to know“-Prinzip kontrolliert werden, d.h. die Benutzer können nur die Dokumente ansehen, die für sie absolut notwendig sind. Der Zugriff (Lese- und Schreibzugriff auf das Archiv muss aufgezeichnet (protokolliert) und nach Ablauf der Speicherzeit wieder gelöscht werden.

Implementierung

Der 3-Heights®️ Document Converter Service wird verwendet, um direkt von Microsoft SharePoint zu archivieren, Konvertieren von PDF-Dateien (und in Zukunft auch PowerPoint, Word, Excel und E-Mail-Formate) in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Metadaten, digitale Signaturen und ein Zeitstempel werden hinzugefügt, bevor die Dateien in der Archivdatenbank gespeichert werden. Zusätzlich wird das PDF/A-Dokument selbst auch in SharePoint gespeichert.